Auswertungen und Exporte von A bis Z

Du benötigst eine Übersicht von Mitgliedern inklusive Postanschrift und Geburtsdatum.

Das steht drin: Stammdaten, Geburtsdatum, Postanschrift

Eine Übersicht aller Puzzlestücke für die Einsatzkräftegrundausbildung (EKA, früher HGA). Für jeden Landesverband gibt es eine individuelle Matrix.

Mehr dazu liest du auf dieser Seite.

Du benötigst für eine Veranstaltung Tischaufsteller. Dieser Export liefert dir die Ausdrucke, die du nur noch in der Mitte falten musst. Auf den Tischaufstellern stehen Name, aktenführende Gliederung und Logo der Gemeinschaft.

Mehr dazu liest du auf dieser Seite.

Du möchtest ermitteln, wie viele Dienststunden einzelne Mitglieder in einem bestimmten Zeitraum dem Verband geschenkt haben. 

Du brauchst eine Liste aller Einsatzqualifikationen, sortiert nach Mitgliedern.

Mit einem Konto der Deutschen Post kannst du Internetmarken drucken - (frankierte) Briefetiketten also. Dieser Export liefert dir die entsprechenden Daten und erklärt dir, wie du vorgehst.

Du benötigst eine Liste zur Frage, welches Mitglied welche Sprache spricht.

Im Vorfeld einer Veranstaltung möchtest du ermitteln, wer sich zum Beispiel vegetarisch ernährt oder Allergien gegen bestimmte Lebensmittel hat. 

Mehr dazu liest du auf dieser Seite.

Dich interessiert, seit wann jemand in einer Gemeinschaft mitwirkt. Ein zweiter Export liefert dir noch mehr Daten: Er beantwortet auch die Frage, bis wann jemand in einer Gemeinschaft mitgewirkt hat. Außerdem schlüsselt er auch die Mitwirkung in einzelnen Gruppen auf.

Diese Auswertung dient zur Unterstützung der Maßnahmen zum Schutz vor sexualisierter Gewalt. Für alle Menschen, die die nötigen Nachweise noch nicht haben, erstellt diese Auswertung die Nachweise und befüllt sie mit den nötigen Daten.

Mehr dazu liest du auf dieser Seite.

Du benötigst eine Teilnahmeliste, die Wohnort und Geburtsjahr ausweist. Anders als in der Teilnahmeliste unter “Auswertungen” ist in diesem Export hier die aktenführende Gliederung ausgeblendet. 

Du kümmerst dich um Bekleidung. Dieser Export gibt Antworten auf Fragen wie: Wer hat welche Größen? Wer hat welche Klamotten bekommen, wer noch nicht? Was solltest du nachbestellen? 

Mehr dazu liest du auf dieser Seite.

Du möchtest Informationen über ungebundene Helfer*innen auf einen Blick haben. Dazu gehören Name, Personalnummer, wie die Ungebundenen zu erreichen sind, Fremdsprachenkenntnisse und besondere Hinweise. 

Weitere Exporte über Ungebundene Helfer*innen liefern eine Auswahl der hier genannten Daten.

Für eine Veranstaltung möchtest du Namensschilder ausdrucken, die sich die Teilnehmenden dann an die Oberbekleidung helfen können. Auf den Schildern stehen Name, Funktion und Logo der jeweiligen Gemeinschaft.

Mehr dazu liest du auf dieser Seite.

Für eine Veranstaltung möchtest du Stimmzettel ausdrucken, weil Wahlen anstehen.

Mehr dazu liest du auf dieser Seite.

Du willst die Liste der Ergebnisse (unter der Box "Aktionen") ausdrucken oder abspeichern. Enthält zusätzlich Geburtsdatum und aktenführende Gliederung.

Das steht drin: Name, Personalnummer, Geburtstag, aktenführende Gliederung

Du brauchst Adressen, zum Beispiel für einen Serienbrief (mehr dazu auf der Tipps-Seite unter S).

Das steht drin: Name, Personalnummer, Adresse

Du willst Adressen auf Klebeetiketten drucken. Hilft bei umfangreicher Post für mehrere Personen.

Das steht drin: Name, Adresse

Du möchtest wissen, wer wann etwas in den Akten geändert hat.

Drin steht, wer was wann in der gewählten Mitgliedsakte geändert hat (nicht, ob und wann jemand in die Akte geschaut hat).

Du hast einen Dankesbrief geschrieben, weil Arbeitgeber*innen Mitarbeiter*innen, die auch für das DRK tätig sind, in einem Krisenfall freigestellt haben. Diesen Dankesbrief willst du jetzt an die Arbeitgeber*innen schicken. Geht natürlich auch zu Beginn einer Krise, um mit der/m Arbeitgeber*in Kontakt aufzunehmen.

Das steht drin: von Arbeitgeber*in: Adresse, Ansprechpartner*in, Funktion, Kontakt(e)

Dich interessiert, wer wann welche Ausbildungen gemacht hat und ob einige davon aufgefrischt werden sollten.

Das steht drin: Art der Ausbildung (also DRK-intern oder extern), Bezeichnung, nähere Bezeichnung, Anmerkung, Zeitraum, Status

Du brauchst eine Liste aktueller und/oder abgelaufener Ausweise . (Im Unterschied dazu in den nächsten Zeilen: DRK-Ausweis, JRK-Ausweis, Einzelausweis, Rotkreuzausweis)

Das steht drin: Name, Personalnummer, Ausweisnummer, Gültig von ... bis ..., Dienststelle

Du brauchst die zip-Datei für die Bestellung von Ausweisen für alle Gemeinschaften außer dem JRK.

Das steht drin: Name, Personalnummer, Ausweisnummer, Adresse, ausstellende Dienststelle, deren Kontakt, Bild

Du brauchst die zip-Datei für die Bestellung von Ausweisen für das Jugendrotkreuz.

Das steht drin: Name, Personalnummer, Ausweisnummer, Adresse, ausstellende Dienststelle, deren Kontakt, Bild

Du möchtest bei euch vor Ort Ausweise drucken - mit dem im drkserver hinterlegten Styleguide. Der Haken: Die meisten Styleguides sind nicht mehr aktuell. Tipp: Besser gleich in größerer Stückzahl beim drkserver-Team bestellen.

Das steht drin: Name, Personalnummer, Ausweisnummer, Adresse, ausstellende Dienststelle, deren Kontakt, Bild

Du bist oder dein Vorstand ist Papierliebhaber*in. Ihr möchtet die alten Papier-Vorlagen, die noch irgendwo herumliegen (ernsthaft?) nutzen. Für alte Vorlagen.

Für eine Überweisung an Mitglieder benötigst du diese Information. Dafür ist eine zusätzliche Rolle nötig.

Das steht drin: Name, Personalnummer, Kontoinhaber*in, IBAN, BIC, Name der Bank

Du möchtest die Barcodes der Mitglieder auf Klebeschildern oder Papier ausdrucken. Das kann helfen beim schnellen Registrieren der Mitglieder über einen Barcode-Scanner, ein Smartphone, das Barcodes lesen kann, oder eine entsprechende App.

Das steht drin: Barcode (bei Bedarf zusätzlich als jpg-Bild), Name, Personalnummer

Du möchtest wissen, wer zuletzt was in einer Mitgliedsakte bearbeitet hat.

Das steht drin: Name, Personalnummer, wer was wann zuletzt bearbeitet hat

Dich interessiert, wer welche Rolle hat. Ist zum Beispiel hilfreich bei der (mindestens) jährlichen Datenschutzprüfung.

Das steht drin: Name, Personalnummer, Gliederung, Rolle(n), gültig von, gültig bis

Du möchtest wissen, wer bei euch was beruflich drauf hat. In Krisenlagen, für Projekte, bei der Suche nach einer Fachärztin/einem Facharzt.

Das steht drin: Bildung/Beruf, von ... bis ..., Land, Ort, Fachrichtung von Ärzt*in

Die Auswertung "Dienstbesuche"  ist eine mit Namen und Personalnummern vorausgefüllte Tabelle mit Freifeldern. Hier kannst du abhaken, wer in einem Quartal wann einen Dienst besucht hat.

Das steht drin: Name, Personalnummer

Du möchtest wissen, wie groß das ehrenamtliche Engagement vor Ort ist - in Stunden, Minuten, sortiert und filterbar nach Ereignissen in einem selbst gewählten Zeitraum. Gesamtsumme auf der letzten Seite, zum Beispiel für die Presse beim Neujahrsempfang.

Das steht drin: Name, Personalnummer, Bezeichnung, nähere Bezeichnung, Gesamtdauer in Stunden und Minuten an X Tagen

Du brauchst eine Übersicht zurückliegender Ehrungen. Hilfreich, wenn du einmal im Quartal oder jährlich verdiente Mitglieder ehrst. Für ausstehende Ehrungen nutzt du stattdessen die Terminübersicht.

Das steht drin: Name, Art der (zurückliegenden) Ehrung, Datum, Ort

Du benötigst eine Übersicht zu Kontaktdaten, zum Beispiel Telefonnummern und/oder E-Mail-Adressen.

Das steht drin: Name, Gliederung, je nach Bedarf Mail, Telefonnummern, Webseite, Pager

Wer welche Führerscheine hat(te), verrät dir diese Auswertung. Hilfreich um Einsätze oder Ausflüge zu planen. Für demnächst ablaufende Führerscheine nutzt du die Terminübersicht, für die halbjährliche Führerscheinkontrolle die Auswertung "Überprüfung der Fahrerlaubnisse" (nächste Zeile).

Das steht drin: Führerscheinklasse, gegebenenfalls Erweiterungen, von ... bis ...

Du möchtest prüfen, wer welche Fahrerlaubnisse hat und willst das auf Papier festhalten. Empfehlung: Mach das lieber digital in der Box "Untersuchungen/Nachweise" oder über die Sammelerfassung (Tipps-Seite unter S). Das ist genauso gültig wie eine händische Unterschrift auf Papier - und weniger umständlich.  Für anstehende Überprüfungen nutzt du die Terminübersicht.

Das steht drin: Name, Barcode, Fahrerlaubnisse, Platz für Termin der Prüfung und Unterschriftenfeld

Du möchtest euer Ehrenamt wertschätzen. Diese Liste von Familienereignissen hilft dir.

Das steht drin: Familienereignisse wie Hochzeit, runde Geburtstage und Platz für Bemerkungen

Du möchtest eine Übersicht haben zu den Funktionen und Ämtern, die Mitglieder ausüben oder ausgeübt haben. Hilft dir zum Beispiel, wenn du auf bestimmte DRK-Potentiale zurückgreifen möchtest und nicht weiß, wer diese Potentiale besitzt. Mehr dazu auf der Tipps-Seite unter M: Mitgliedschaftsbox - der Reiter "Funktionen"

Das steht drin: Name, Personalnummer, von ... bis ..., Auflagen, Gliederung, Art des Gremiums, der Gruppe, der Einrichtung

Du möchtest Glückwünsche aussprechen, Karten oder Geschenke verschicken. Stichwort: Ehrenamt wertschätzen. Für eine Liste von Geburtstagskindern in einem bestimmten Zeitraum nutzt du die Terminübersicht.

Das steht drin: Name, Personalnummer, Geburtsdatum, Alter in einem Jahr, sortiert nach Monaten

Du möchtest herausfinden, wem eine Impfung oder eine Auffrischung fehlt.

Das steht drin: Name, Personalnummer, Gliederung, Bezeichnung der Impfung, Gültigkeit, Anmerkung, Auffrischung

Du möchtest das Dienstbuch ausgewählter Mitglieder erhalten. Über das Drucken-Symbol oben rechts in einer Akte kann sich ein Mitglied das eigene Dienstbuch auch selbst ausdrucken. Wenn das Mitglied aus Datenschutzgründen wissen möchte, welche Daten über sie/ihn im drkserver stehen, solltest du immer zuerst darauf hinweisen, dass das Mitglied das selbst prüfen kann. So verhinderst du das Dienstbuch gegebenenfalls ungesichert mailen zu müssen.

Das steht drin: potentiell sämtliche über das Mitglied im drkserver verfügbaren Informationen

Du brauchst eine Übersicht, wie du Angehörige oder Arbeitgeber*in erreichen kannst. Tipp: Auswertung als Excel-Tabelle, dann nach Kontaktarten sortieren.

Das steht drin: Name, Personalnummer, alle hinterlegten Kontakte mit Name, Adresse, Erreichbarkeiten

Du brauchst eine Liste aller aktuellen oder abgelaufenen Lehrberechtigungen. Für ablaufende Lehrberechtigungen nutzt du die Terminübersicht.

Das steht drin: Name, Personalnummer, Art der Lehrberechtigung, Scheinnummer, von ... bis ..., Status des Lehrscheins

Dich interessiert, wo im DRK die Mitglieder aktiv sind oder waren – der DRK-Lebenslauf auf einen Blick. Mehr Infos dazu auf der Tipps-Seite unter M in mehreren Tipps.

Das steht drin: Name, Personalnummer, Zugehörigkeit, Art der Mitgliedschaft, von ... bis ..., Gliederung

Du benötigst eine Übersicht, wer wie lange dabei ist. Hilft beim Planen von Ehrungen.

Das steht drin: Name, Personalnummer, Ersteintritt, ganze Jahre, ganze Monate (gemessen vom Datum der Abfrage), Unterbrechungen

Du benötigst eine Liste zum Abhaken oder Unterschreiben, die du mehrfach verwenden kannst. Taugt auch, um Aufgaben zu verteilen, beispielsweise für eine Feier oder bei der Besprechung einer Krise. Die Aufgaben trägst du auf der ausgedruckten Liste ein.

Das steht drin: Name, Personalnummer

Du möchtest die für das DRK wichtigen Informationen auf einen Blick sehen.

Das steht drin: Name, Personalnummer, Geburtsdatum, Geschlecht, Adresse, Mitgliedschaft, Funktion/Amt, Erreichbarkeiten

Dich interessiert, wer in welcher Einsatzformation/-einheit seit wann tätig ist. Eine detailliertere Auswertung heißt „Personalplanungsbogen Einsatzdienste (mit StAN-Nummer/Funktion)“.

Das steht drin: Name, Personalnummer, Art und Dauer des Einsatzes in der Einsatzformation/-einheit

Du willst wissen, wie eine Einsatzeinheit aufgestellt ist, wer dort welche Funktion(en) hat und welches Fahrzeug zugeordnet ist.

Das steht drin: Name, Personalnummer, von ... bis ..., StAN-Nr./Funktion, Besetzung (Erst-, Zweit-, ...), zugeordnetes Fahrzeug

Du möchtest  die Infos vor einer Veranstaltung ausdrucken, um zum Beispiel vor Ort mit dem Barcode zu registrieren und/oder die Einsatzkräfte unterschreiben zu lassen. Tipp: Geht alternativ über den Bereich "Registrierung" im Ereignismanagement Klassik und viiiieeeel schneller mit der “DRK Hier!”-App.

Das steht drin: …Name, Barcode, von … bis …, Qualifikation, Gliederung, Führerschein, Funktion

Du brauchst eine Liste, auf der so viel Platz ist, dass jede*r Teilnehmende darauf unterschreiben kann. Unter “Exporte” gibt es eine Variante dieser Liste. Sie enthält statt der aktenführenden Gliederungen den Wohnort und das Geburtsjahr.

Das steht drin: Name, Personalnummer, aktenführende Gliederung, Barcode, Platz für Notizen (z. B. gefahrene Kilometer), Unterschrift

Dir fehlt noch eine Übersicht zu Belehrungen, Unterweisungen (zum Beispiel Fahrzeugeinweisung), Nachweisen, Vermerken, ärztlichen Untersuchungen, Impfungen und/oder dem Medizin-Produkte-Gesetz (MPG). Für Impfungen gibt es eine eigene Auswertung.

Das steht drin: Name, Personalnummer, Bezeichnung der Untersuchung, gültig von ... bis ..., Ort, Gliederung

Du hast Interesse an einer Liste aller, die eine bestimmte Untersuchung noch nie hatten oder die demnächst wieder ansteht. Gilt auch für Nachweise.

Das steht drin: Name, Personalnummer, Art der Untersuchung, Anschrift, Verbandsstufe

Du möchtest Abwesenheiten dokumentieren.

Das steht drin: Name, Personalnummer, Art und Grund der Abwesenheit (z. B. dienstliche Auslandsreise, Sabbatical), von ... bis ..., gegebenenfalls erreichbar während Abwesenheit?

Du benötigst eine Übersicht zu Gremien und/oder Arbeitskreisen.

Das steht drin: Name, Personalnummer, von ... bis ..., Art der Mitwirkung, Bezeichnung der Gruppe, Gliederung