Ereignis anlegen

• Wer kann überhaupt Ereignisse anlegen?
  • Sogenannte Ereignismanagerinnen und -manager. Dafür gibt´s keine eigene Rolle. Das gesamte Ereignismanagement-Paket schalten Administratorinnen oder Administratorinnen innerhalb einer Rolle frei.
  • Wer sich nicht um alle Ereignisse, zum Beispiel einer OV-Bereitschaft, kümmern soll, sondern nur um einzelne, den oder die können Planende zu Ereignisverantwortlichen (für ein bestimmtes Ereignis) machen.
• Was ist der Unterschied zwischen „Bezeichnung“ und „Nähere Bezeichnung“?
  • Mit Bezeichnung ordnest du dein Ereignis grob ein – zum Beispiel „Allgemeine Verwaltungsarbeit“ oder „Sanitätswachdienst“, „Dienstabend“ oder „Öffentlichkeitsarbeit“, „Kameradschaftspflege“ oder „Wettbewerb“.
  • Bei Nähere Bezeichnung kannst du aus der vorhandenen Liste wählen. Oder aber den Namen einer einmaligen Veranstaltung eintragen, zum Beispiel „Septemberkirmes“ (bei der ihr zum Beispiel einen Sanitätswachdienst besetzt).
• Wie lege ich Serienereignisse an?
  • Gar nicht. Stattdessen kannst du ein Ereignis kopieren oder es als Vorlage speichern. Die Details änderst du dann jeweils in den neuen Ereignissen.
  • Kopieren heißt, kurz gesagt: Ereignis vervielfältigen mit oder ohne Besetzung, kein erneuter Dienstweg.
  • Als Vorlage speichern heißt, kurz gesagt: Besetzung wird nicht übernommen, Ausschreibung für jedes Ereignis erneut durchführen.
  • Ausführlicher steht´s im drkserver-Handbuch.

Kalender

• In unserem Kreisverband kann jede/r Ereignismanager/in die Termine aller Ortsvereine sehen. Geht das nicht übersichtlicher?
  • Ja. Tippe in der Kalenderansicht oben links auf „Filter“ > „Eigene Filter“ > Button „Neuen Filter erstellen“ > Bezeichnung vergeben > Reiter „Ausschreibungskriterien“ > Feld „Ziel-Organisation“ füllen > „Filter speichern“.
  • Dann noch einmal auf „Filter“ > „Eigene Filter“ > Haken neben gewünschte(n) Filter setzen > Button „Auswahl anwenden“.
• Warum sind einige Ereignisse in meinem Kalender mit einem farbigen Punkt markiert?
  • Damit es übersichtlicher wird bei vielen Terminen. Das stellen Administratorinnen und Administratoren vor Ort oder auf der Gliederungsebene über eurer ein.

Planstellen und Ressourcen

• Was ist der Unterschied zwischen Planstelle und Gruppe?
  • Nur auf Planstellen kannst du auch Ressourcen verplanen.
  • Mit Gruppen kannst du bei Bedarf mehr Ordnung in deinem Ereignis schaffen.
• Prüft der drkserver, ob Menschen auf Planstellen auch die Qualifikationen haben für diese Planstelle?
  • Ja. Das passiert, sobald du die Ressource auf die Planstelle schiebst. Ist in der Planstelle ein Warndreieck zu sehen, weist das darauf hin, dass da was nicht stimmt. Weiterplanen kannst du natürlich trotzdem.
• Wie kann ich externe Helferinnen und Helfer in einem Ereignis planen, zum Beispiel Helfende der Feuerwehr?
  • Dazu ist vor kurzem dieser Beitrag erschienen.
• Wie kann ich unterscheiden zwischen Personal- und Technik-Planstellen?
  • In der Box „Planstellen“ klickst du oben auf den Reiter „Personal“. Dann siehst du nur die Personalplanstellen und wie sie besetzt sind. Funktioniert auch für externe Ressourcen, für technisches Gerät und Räume.

Ausschreiben

• Kann ich ein Ereignis auch freigeben für alle Menschen einer Gliederung?
  • Ja. Dazu machst du bei der Ausschreibung in keinem Feld eine Einschränkung.
• Wenn Helferinnen und Helfer die App nicht haben, kriegen sie dann eine E-Mail, in der steht, dass das Ereignis ausgeschrieben ist?
  • Nein. Du kannst aber eine Mail direkt aus dem Ereignis heraus schicken, zum Beispiel über den Reiter „Meldungen“. Voraussetzung natürlich: Eine gültige E-Mail-Adresse ist in den Personalakten mit dem Verteiler-Haken markiert. Am einfachsten geht das Benachrichtigen mit der App.

Rückmeldung zu Ereignissen

• Sehe ich, wer sich noch für einen Dienst gemeldet hat?
  • Ja, in der App. Und zwar dann, wenn der/die zuständige Ereignismanager/in das beim Freischalten der Planstellen so einstellt.
• Kann ich einen Anmeldevorgang schließen, wenn sich genügend Einsatzkräfte oder Helfende gemeldet haben?
  • Nein. Stattdessen könnte eine Ereignismanagerin oder ein Ereignismanager die Ausschreibung zurücknehmen, die Planung aber freigeschaltet lassen.

Ereignis beenden

• Gibt es ein Feedback der Dienstzeiten an Verantwortliche, die diese Zeiten im Nachgang noch freigeben oder bestätigen müssen?
  • Bei internen Ereignissen nicht. Die Dienstzeiten landen sofort in den Personalakten.
  • Bei Ereignissen auf dem Dienstweg können Verantwortliche noch Reise- und Rüstzeiten ergänzen, also zum Beispiel für An- und Abfahrtszeiten.

Alle FAQs auf einen Blick

In dieser Woche hat das drkserver-Team hier einige Fragen aus den drkserver:impulsen der vergangenen Woche beantwortet. Die weiteren Themen waren die MItgliederverwaltung, die Terminübersicht und die Technikverwaltung.

Die nächsten Schulungen finden im November statt. Alle Termine stehen auf der drkserver-Webseite.