Personalakten, die seit 1. Januar 2016 oder länger im Archiv schlummern, verschwinden zum Jahreswechsel automatisch aus dem drkserver. Das gilt auch für noch aktive Akten, die beim Archivieren ein Austrittsdatum vor dem 1. Januar 2016 bekommen. Nach demselben Prinzip funktioniert das auch in den nächsten Jahren.

Faustregel: 3 Jahre zum Jahresende

Grundsätzlich gilt: Akten, die länger als drei Jahre zum Jahresende im Archiv liegen, werden zum Jahresende automatisch endgültig gelöscht. Wandert eine Akte ins Archiv, wird diese sofort gelöscht, wenn das Austrittsdatum länger als drei Jahre zum Jahresende zurückliegt. So steht es auch in der Information zur Datenverarbeitung, die jede*r Anwender*in bei der ersten Anmeldung im drkserver zur Kenntnis genommen hat.

Beispiel 1: Akten im Archiv

Im Archiv deines Kreisverbandes befinden sich die Akten von Fritz Müller, ausgetreten am 15. Mai 2016, und von Dagmar Meier, die am 30. Oktober 2017 ausgetreten ist.

Fritz Müllers Akte wird gelöscht, denn er fällt unter die Drei-Jahre-zum-Jahresende-Regelung: Drei Jahre gerechnet ab dem 15. Mai 2016 ist der 15. Mai 2019, Jahresende der 31. Dezember 2019.

Dagmar Meiers Akte bleibt dagegen noch im Archiv: Drei Jahre nach ihrem Austrittsdatum ist der 30. Oktober 2020, Jahresende der 31. Dezember 2020. Erst dann wird ihre Akte automatisch gelöscht.

Beispiel 2: Akten im aktiven Bestand

Du bemerkst bei der Datenpflege die Akte von Gertrud Schulz im aktiven Bestand. Sie ist aber schon seit Ende 2012 nicht mehr dabei. Du beendest die Mitwirkung von Gertrud zum 31. Dezember 2012. Damit fällt sie unter die Drei-Jahre-zum-Jahresenede-Relegung – die Akte wird umgehend gelöscht.

Die Akte von Harald Schmidt fällt dir ebenfalls auf. Er ist Ende September 2018 ausgetreten. Du beendest die Mitwirkung, die Akte landet im Archiv. Dort bleibt sie für drei Jahre (September 2021) zum Jahresende (31. Dezember 2021).

Löschroutine greift erstmals zum Jahreswechsel

Die Löschroutine greift erstmals zum 31. Dezember 2019, danach erfolgt die automatische Löschung jährlich. Administrator*innen können bis Ende des Jahres prüfen, ob im Archiv Akten von Personen liegen, die mittlerweile wieder aktiv sind – und diese bei Bedarf wieder aktivieren. Es ist auch möglich die Dienstakte aus dem Archiv heraus als pdf herunterzuladen. Wer die eigene Akte länger aufbewahrt haben möchte, schreibt dem Kompetenzzentrum drkserver an support@drkserver.org.