Die Übersicht findest du auf der Tipps-Seite unter Z wie "Zugang freischalten".

Eigentlich ist es ganz einfach: Du als Sachbearbeiter*in oder Administrator*in legst eine neue Personalakte im drkserver an. Einige Pflichtfelder - die mit dem roten Stern - musst du ohnehin ausfüllen. Die E-Mail-Adresse ist kein Pflichtfeld - denn nicht immer hast du die zur Hand. In Einzelfällen hat das neue Mitglied auch gar keine. Aber wenn eine E-Mail-Adresse vorliegt, sparst du dir eine Menge Zeit und Arbeit, wenn du sie beim Anlegen mit angibst. Denn sobald du auf "Anlegen" klickst, ist die Sache für dich erledigt.

drkserver schickt Infos automatisch, Datenschutz-Infos inklusive

Du schlägst zwei Fliegen mit einer Klappe. Zum einen: Sobald du auf "Anlegen" geklickt hast, verschickt der drkserver eine automatische E-Mail an diese E-Mail-Adresse. In der steht die drkserver-ID des Mitglieds, wie es sich ein Passwort anlegt und was der drkserver überhaupt ist. Der/Die Empfänger*in kann sich dann einfach selbst im drkserver einloggen.

Zum anderen ist da der Datenschutz: Sobald du Daten von jemandem verarbeitest, musst du diesen jemanden darüber informieren. Steht so in der EU-Datenschutzgrundverordnung. Die Datenverarbeitung im drkserver beginnt, sobald du die neue Akte im drkserver anlegst. Auch diese Information kannst du mit dem Eintrag einer E-Mail-Adresse erledigen. Denn in der Mail steht auch, dass Daten im drkserver verarbeitet werden und dass der/die Empfänger*in beim Login mehrere Dokumente zum Datenschutz zur Kenntnis nehmen muss. (Die kannst du übrigens hier downloaden und lesen.)

E-Mail nicht oder später eintragen

Trotzdem kann es sein, dass du jetzt beim Anlegen keine E-Mail-Adresse eintragen kannst oder willst. Das geht auch später noch. Dann ist es etwas aufwändiger den Zugang freizuschalten - aber trotzdem möglich. Du brauchst dann eine gültige E-Mail-Adresse und die Hilfe deines Administrators oder deiner Administratorin. Nur er oder sie kann den Zugang freischalten. Dazu nutzt er/sie entweder die Sammelaktivierung oder die Box "Benutzerrechte".

Und weil es oft in Vergessenheit gerät: Spätestens dann, wenn du eine neue Akte anlegst, musst du das Mitglied schriftlich informieren, dass die Datenverarbeitung im drkserver begonnen hat. Wie du das machst, bleibt dir überlassen.

Helfer*innenzugang

Wem das bekannt vorkommt: Dieser Prozess war und ist bekannt als "Helfer*innenzugang freischalten". Ausführlich kannst du dich dazu auch im drkserver-Handbuch informieren. HIer findest du unter anderem ein FAQ und eine Vorlage für ein Rundschreiben für eure Vorstände oder Geschäftsführungen. Die Vorlage könnt ihr nutzen, wenn ihr noch ganz am Anfang steht mit dem Zugang für alle bei euch vor Ort und darüber informieren wollt, dass der Helfer*innenzugang für alle kommt. Hier sind auch alle Vorteile noch einmal zusammengefasst, die der Zugang für Helfer*Innen hat.