Was muss ich als Helfer*in jetzt machen?

Ich habe eine E-Mail bekommen

Du hast in den vergangenen Tagen eine automatisierte Mail des drkservers bekommen. (Der Absender ist noreply, zu deutsch: keine Antwort.) Dort liest du alle Details, um sich im drkserver anzumelden. Bei Fragen wendest du dich an deine Datenverwalter*innen, die sogenannten Administrator*innen, und/oder Sachbearbeiter*innen deiner Gliederung.

Alle Details findest du in dem Tipp "Zum ersten Mal hier" auf dieser Seite. Außerdem findest du in jeder Box deiner Akte im drkserver rechts oben ein "?". Hier liest du, ob und was du selbst an Daten pflegen kannst.

Ich habe keine E-Mail bekommen

Du hast keine E-Mail bekommen, möchtest aber gerne deine Akte sehen? Setz dich in diesem Fall mit den Administrator*innen oder Sachbearbeiter*innen deiner Gliederung in Verbindung. Vielleicht gibt es in deiner E-Mail-Adresse einen Buchstabendreher, oder die E-Mail-Adresse fehlt noch. Reine Fördermitglieder und Ungebundene Helfer*innen sind von der Freischaltung ausgenommen. Der Landesverband Niedersachsen schaltet den Helferzugang voraussichtlich im Februar 2020 frei.

Welche Vorteile hat der Helfer*innenzugang?

Vorteil Ereignismanagement

Egal ob Sanitätswachdienst, Ausbildung oder Wettbewerb: Helfer*innen können sich ab sofort über den drkserver zu Ereignissen an- oder abmelden, die Ereignismanager*innen im drkserver veröffentlicht haben.

Die wesentlichen Infos zum Ereignismanagement finden Helfer*innen im Tipp „Willkommen im drkserver" auf den Seiten 2 und 3.

Noch nicht alle Verbandsstufen arbeiten mit dem Ereignismanagement. Trotzdem kannst du als Helfer*in schon jetzt dafür sorgen, dass deine Daten auf dem aktuellen Stand sind. Das macht es deiner Gliederung leichter, wenn sie ins Ereignismanagement einsteigt.

Vorteil Datenpflege

Die Helfenden tragen künftig selbst zur Datenpflege bei. Ausgewählte Inhalte können sie selbst eintragen, ohne dass es einer Schulung bedarf. Dazu gehören zum Beispiel Namen, Kontaktdaten, Sprachkenntnisse oder der Beruf.

Andere Einträge machen nach wie Administrator*innen oder Sachbearbeiter*innen im Ortsverein, Kreisverband oder Landesverband.

Vorteil für Administrator*innen und Sachbearbeiter*innen

Wer kennt seine DRK-Daten besser als die Helfer*innen selbst? Diese können ihre Administrator*innen und Sachbearbeiter*innen um Korrekturen bitten, wenn es nötig ist. Somit leisten sie gemeinsam einen wertvollen Beitrag dafür, dass sich die Datenlage im Sinne des Komplexen Hilfeleistungssystems erheblich verbessert.

Liebe Helfer*innen: Habt an dieser Stelle Verständnis dafür, dass nicht alle Daten von heute auf morgen aktualisiert werden. Die Administrator*innen und Sachbearbeiter*innen werden sich sicher bemühen, die Daten so schnell wie möglich auf den aktuellen Stand zu bringen. Häufig haben sie aber auch noch andere Aufgaben. Kommt und bleibt mit ihnen im konstruktiven und freundlichen Gespräch.

Vorteil Datenschutz

Obwohl es keine einheitlichen Personalerfassungsbögen im DRK gibt, gelingt es mit dem Helfer*innenzugang für alle, die Vorgaben der DSGVO zu erfüllen. Alle Gliederungen haben somit die Möglichkeit, schon zu Beginn der Datenverarbeitung im drkserver über genau diese Datenverarbeitung zu informieren. (Wenn das nicht ohnehin längst geschehen ist.) Auch Personen, bei denen die Datenverarbeitung bereits begonnen hat, können jetzt nach den Vorgaben der DSGVO an die entsprechenden Informationen gelangen.

Vorteil Transparenz

Jede Gliederung setzt mit dem Helfer*innenzugang ein Zeichen der Transparenz, und das in einem so sensiblen Bereich wie dem Datenschutz: Seht her, das sind die Daten, die der Ortsverein über Sie und euch erfasst hat. Damit schafft jede Verbandsstufe auch Vertrauen.

Vorteil Vertrauen

Jede Gliederung schenkt Vertrauen, indem sie die Helfer*innen zur aktiven Datenpflege einlädt. Außerdem sendet sie so die Botschaft, dass wirklich jede*r mit den eigenen Fähigkeiten einen Beitrag leistet zu den Millionen Potentialen des Deutschen Roten Kreuzes.

Was hat der Datenschutz mit dem Helfer*innenzugang zu tun?

Informationen zur Datenerfassung muss früh fließen

Der Datenschutz macht, du weißt es sicher, eine Reihe von Vorgaben. Dazu gehört auch, dass deine Gliederung dich über eine Datenverarbeitung informiert, sobald sie die Daten erhebt (DSGVO, Artikel 13 und 14). Beim „klassischen" Anmeldeprozess im DRK auf Papier passiert das manchmal nicht: Ein bundesweit einheitlicher Personalerfassungsbogen mit Hinweis auf eine Datenverarbeitung im drkserver existiert nämlich nicht. Historisch gewachsen haben viele Gliederungen also eigene Personalbögen entwickelt. 

Folge: Ein Mitglied erfährt von der Datenverarbeitung im drkserver manchmal erst dann, wenn vor Ort darüber informiert wird und die Person sich erstmals anmeldet. Das ist laut dem Datenschutzbeauftragten aber zu spät. Deswegen haben er und die Bundestagung drkserver ein Vorgehen abgestimmt für alle Personalakten, die künftig angelegt werden – und für solche, die es im drkserver schon gibt.

All das gilt also nur für Personen, die bisher noch nie im drkserver angemeldet waren und in deren Verbandsstufe es keine entsprechenden Informationen im Personalerfassungsbogen gab oder gibt.