Akten freischalten
Mit den Infos auf diesen Seiten sorgst du als Administratorin oder Administrator dafür, dass Helferinnen und Helfer vor Ort auch in den Genuss des drkservers kommen. So haben Helferinnen und Helfer Zugriff auf genau eine Akte - die eigene.
Dieses Thema ist in vielen Gliederungen noch unter dem Stichwort „Helferzugang freischalten“ bekannt.
Was tun, wenn´s mit dem Anmelden nicht klappt?
Die Datenpflege bei dir vor Ort kann ganz unterschiedlich sein. Von „Es gibt nicht mal eine Akte“ über „Die E-Mail-Adresse ist verkehrt“ bis hin zu „Die Akte ist gesperrt“ und „Ich will mehrere Akten in einem Rutsch freischalten“. Ganz grob lässt sich das in drei Fälle unterteilen, für dich als erste Orientierung. Klicke auf die für deinen Fall passende blaue Zeile unten.
Wenn du dich grundsätzlich informieren möchtest über den Zugang für Helfende, lies unterhalb dieser drei Zeilen weiter.
Anmelden problemlos möglich
Viele Akten sind schon freigeschaltet. Das merken Helferinnen und Helfer daran, dass sie sich problemlos im drkserver anmelden können. Das geht über die drkserver-ID und ein Passwort.
- Die drkserver-ID hat in vielen Fällen das Muster vorname.nachname. Bei Namen, die es mehrfach gibt im drkserver, ist das Muster vorname.nachname.Ziffer, also zum Beispiel Andreas.Mueller.3
- Das Passwort besteht aus mindestens 12 Zeichen. Es ist nicht nötig das Passwort regelmäßig zu ändern.
Vorteile für Helferinnen und Helfern
Selbst Daten pflegen
Helferinnen und Helfer können dank ihres Zugangs sehen, ob alle Daten auf dem aktuellen Stand sind. Einige Daten können sie selbst ändern, zum Beispiel die E-Mail-Adresse, die Postanschrift oder Sprachkenntnisse. Andere Daten pflegen zuständige Sachbearbeitungen oder Administratorinnen und Administratoren.
Selbst anmelden für Ereignisse
Wer auf die eigene Akte zugreift, nutzt auch die Vorteile vom Ereignismanagement Basis oder Klassik. Helfende können sich über die drkserver-App oder die Desktop-Version zu Sanitätswachdiensten, Ausbildungen und all dem anmelden, was im DRK so passiert und als Ereignis im drkserver erfasst ist.
Datenschutz
Der Zugriff auf die eigene Akte ist auch datenschutzrechtlich sinnvoll. Denn wer sich zum ersten Mal anmeldet, nimmt die Informationen zur Datenverarbeitung zur Kenntnis. Denn die Datenverarbeitung beginnt, sobald Daten von einem Mitglied im drkserver eingetragen werden (DSGVO, Art. 13 und 14).