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Rollen und Rechte - die Basics

Wer soll bei dir vor Ort in welchen Akten was sehen, was bearbeiten, was löschen? Das regelst du über die Rollen. Du als Administratorin oder Administrator kannst diese Rollen in Akten vergeben und in jeder Akte anpassen, wenn nötig.

Auf dieser Seite findest du die Basis-Infos zum sogenannten Rollen- und Rechte-Konzept. Schau dir dazu das Video unter diesem Text an. Unter dem Video findest du mehrere Übersichten und Antworten auf ein paar Fragen, die sich am Anfang häufig stellen. Links neben diesem Text sind alle weiteren Videos rund ums Thema Rollen und Rechte verlinkt. Diese Seite und die Videos ersetzen die Inhalte des drkserver-Handbuchs.

7 Fakten für den Start

  1. Es gibt aktuell 11 Standard-Rollen.
  2. Sie sind inspiriert von typischen ehren- und/oder hauptamtlichen Funktionen im Deutschen Roten Kreuz.
  3. Sie bilden die wichtigste Säule des Rollen- und Rechte-Konzepts für den drkserver.
  4. Die Rollen stehen den Landes- und Kreisverbänden zur Verfügung.
  5. Auch Ortsvereine können Rollen bekommen - wenn die zuständigen Administratorinnen oder Administratoren auf KV-Ebene die Rollen freigeben.
  6. Eine Rolle fürs Ereignismanagement gbt es nicht. Diese Funktionen gibst du innerhalb bestimmter Rollen frei.
  7. Helferinnen und Helfer benötigen keine Rolle, um ihre eigene Akte zu sehen. Nur einen Zugang.

Wann geht´s um was in diesem Video? Diese Übersicht hilft dir, schnell die passende Stelle zu finden.

0:25 Bevor es losgeht
1:02 Grundsätzliches: Rolle vergibst du in einer Personalakte
1:49 Rollen- und Rechte-Konzept
3:39 Die alltäglichen Sonderfälle
4:32 Welche Rollen gibt es vor Ort?

Wie finde ich die passende Rolle?

Aber welche Rolle ist denn jetzt die passende für das Mitglied vor Ort? Orientiere dich

  1. an den Menschen, die eine Rolle bekommen sollen. Sprich mit ihnen über ihre Aufgaben
  2. an dieser Übersicht (hier zum Download) mit Infos zu den gängigsten Rollen
  3. an dieser Tabelle hier. Sie enthält Empfehlungen (rechte Spalte). Eine Detailliste zu jeder Rolle findest du im drkserver-Handbuch
Rolle Empfohlen für
1 - Administratorin oder Administrator
  • die Menschen mit den weitreichendsten Zugriffsrechten
  • die drkserver-Ansprechpartner*innen vor Ort 
  • die Menschen, die Helferinnen und Helfer in den drkserver bringen
2 - Sachbearbeitung mit allen Rechten
  • z. B. Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in den Geschäftsstellen und Einrichtungen mit weitreichenden Bearbeitungsrechten
  • z. B. Menschen, die neue Mitglieder anlegen und Nicht-mehr-Mitglieder archivieren
  • z. B. Menschen, die Personal- und Technikverantwortung haben
  • z. B. Menschen, die Adressen von Einrichtungen anlegen
3 - Sachbearbeitung mit eingeschränkten Rechten
  • z. B. Leitungs- und Führungskräfte von Gemeinschaften
  • z. B. Zugführungen
  • z. B. Verwaltungshelfende in Einheiten und Einrichtungen 
4 - Leserecht mit Vollzugriff
  • z. B. Präsidien, Vorstände
5 - Leserecht mit eingeschränktem Zugriff
  • z. B. Fachberater und Fachberaterinnen
  • z. B. Krisenmanager und Krisenmanagerinnen
  • z. B. Einsatzleitungen
  • z. B. Stäbe
  • z. B. Rotkreuzbeauftragte
  • z. B. weitere Mitarbeitende der Geschäftsstelle, die nicht unter die bisherigen Rollen fallen
6 - Bank- und Versicherungsdaten
  • Menschen, die für Zahlungs- und Versicherungsverkehr zuständig sind
7 - Lehrschein- und Ausbildungsverwaltung
  • Mitarbeitende nur auf LV-Ebene, die mit Lehrschein- und Ausbildungsverwaltung zu tun haben
8 - Veranstaltungsregistrierung
  • Nicht verfügbar. Veranstaltungsregistrierung machst du innerhalb von Ereignismanagement Basis oder Ereignismanagement Klassik
9 - Technik ändern
  • Menschen, die mit technischem Gerät und/oder Diensttieren zu tun haben, aber keinen Zugriff auf die Mitgliederverwaltung brauchen
  • Artikelausgabe an Mitglieder ist trotzdem möglich
10 - Technik lesen
  • Menschen, die technisches Gerät und/oder Diensttiere nicht bearbeiten müssen, die Infos aber benötigen
11 - Adressen ändern
  • Menschen, die Adressen (nicht von Mitgliedern) bearbeiten, zum Beispiel von Lieferanten, Auftragnehmern oder DRK-Einrichtungen
  • Menschen, die aber keinen Zugriff auf die Mitgliederverwaltung benötigen
12 - Adressen lesen
  • Menschen, die Adressen (nicht von Mitgliedern) nicht bearbeiten müssen, die Infos aber benötigen
ohne Rolle
  • alle Helferinnen und Helfer, alle Mitglieder im DRK

Diese Empfehlungen haben sich in der jahrelangen Praxis bewährt. Empfehlung heißt: Du kannst das vor Ort auch anders machen. Vermutlich ist´s aber einfacher und geht schneller mit diesen Empfehlungen. Datenschutzrechtlich okay ist es auch.

Hä, und was ist mit Ereignissen?

Aber wo, fragst du jetzt vielleicht, ist eine Rolle für das Ereignismanagement? Eine Rolle dafür gibt es nicht. Die Funktionen fürs Ereignismanagement und auch fürs Registrieren am Ereignistag schaltest du innerhalb einer Rolle frei. Details dazu siehst du in diesem Video.

Was ist mit meinem Sonderfall vor Ort?

Verflixt, wirst du jetzt vielleicht sagen. Da ist nichts Passendes für uns vor Ort dabei: Bei uns soll ein Sachbearbeiter zwar alle Rechte haben, aber Führerscheine soll er nicht sehen dürfen. Bei uns ist ein Mitarbeiter, der sich nur um Blutspende kümmert. Bei uns ist eine JRK-Gruppenleiterin, die nur für eine der drei JRK-Gruppen zuständig ist. Und und und.

Diese Sonderfälle sind im DRK mehr oder weniger die Regel. Diese ganz individuellen Bedarfe deckt das Rollen- und Rechte-Konzept ebenfalls ab. Denn zum einen kannst du die Ursprungsrollen noch weiter beschränken (in der Praxis eher selten). Und zum anderen kannst du beim Vergeben der Rolle in einer Akte noch für genau diese Rolle etwas anpassen (in der Praxis eher häufig). Wie letzteres geht, siehst du in diesem Video. 

Wie sieht´s bei dir vor Ort aus?

Bevor du dich ins Rollen-Abenteuer stürzt, wirf mal einen Blick darauf, welche Rollen es bei dir vor Ort gibt. Denn: Es kann sein, dass dein Kreisverband die Rollen schon angepasst hat. Umbenannt, eingeschränkt, ergänzt... Wenn das so ist, kannst du möglicherweise direkt loslegen mit dem Vergeben von Rollen.

Die Ursprünge

Seine Wurzeln hat das Rollen- und Rechte-Konzept im Jahr 2014 - bevor der drkserver an den Start ging. Seinerzeit hat der damalige Datenschutzbeauftragte drkserver gemeinsam mit den drkserver-Landesverbänden ein entsprechendes Konzept entwickelt. Die Bundestagung drkserver - ein Gremium, das es bis 2022 gab - hat das Rollen- und Rechte-Konzept verabschiedet.