Das geht im Ereignismanagement

Wofür braucht es eigentlich ein Ereignismanagement im drkserver? Die Antwort darauf ist so unterschiedlich wie wir im DRK sind. Das Schema unten beantwortet die Frage zum Teil, wirft aber vielleicht auch neue Fragen bei dir auf. Deswegen: Wirf erstmal nur einen kurzen Blick drauf und lies dann darunter weiter.

Beim "So läuft ein Ereignis ab" gibt es kein "So muss das". Denn wie wir alle wissen, planen und organisieren wir uns ganz unterschiedlich. Weil wir unterschiedliche Menschen sind. Ereignismanagement Basis und Ereignismanagement Klassik tragen dem Rechnung. Du kannst an vielen Stellen abkürzen oder in bereits besuchte Bereiche zurückkehren. Ganz nach deinen Bedarfen. Zum Beispiel (aber nicht gezwungenermaßen) so:

Ein häufig gewählter Weg ist hier in grün dargestellt und streift noch ein paar andere Farben.

• Wer plant, legt erst das Ereignis mit seinen Basisdaten und dann häufig Planstellen an. Planstellen sind die Hülle für die Ressourcen. Ressourcen sind Menschen und Material.
• Gegebenenfalls entscheiden sich Planende dafür das Ereignis auszuschreiben, zu veröffentlichen. Sie sagen also: Wir machen das Ereignis einem größeren Personenkreis bekannt.
  • Das geht zu jeder Zeit. 
  • Das können sie intern tun, also zum Beispiel in ihrem eigenen Ortsverein (blau).
  • Oder sie sprechen informell mit Teilnehmenden, das kennen wir als den sogenannten kleinen Dienstweg (orange).
  • Oder das Ereignis geht auf den Dienstweg, zum Beispiel bei Lehrgängen (rosa).
  • Es geht im Ereignismanagement Basis künftig auch ohne Dienstweg, wenn Planende Ereignisse mit weiteren Gliederungen durchführen, zum Beispiel Nachbar-OVs oder -KVs. Dieser Weg ist in der Grafik nicht zu sehen.
• Nach und nach trudeln die Rückmeldungen der Helfenden ein (rot). Das geht am schnellsten über die drkserver-App. Hier sehen die Helfenden auch, ob sie verplant sind. Planende selbst haben einen Überblick über die Ressourcen und die entsprechenden Meldungen.
• Am Ereignis-Tag registrieren Planende und/oder speziell dafür berechtigte Menschen die Teilnehmenden.
• Danach beenden sie das Ereignis, sie schließen es ab.
• Eine Folge: Die Dienstzeiten stehen in den Personalakten. 

Manche Menschen im DRK nutzen das Ereignismanagement aber nur um nachträglich Daten zu pflegen. Das ist in der Grafik in grau dargestellt. Planende legen ein Ereignis an, nachdem es stattgefunden hat, tragen die Teilnehmenden und ihre Zeiten ein. Dann beenden sie das Ereignis. Die Folge auch hier: Die Dienstzeiten stehen in den Personalakten.

Insbesondere das Ereignismanagement Klassik will möglichst viele individuelle Bedarfe möglichst vieler DRK-Bereiche berücksichtigen. Das lässt es an einigen Stellen komplex wirken. ("Komplex" wie in "komplexes Hilfeleistungsmanagement".) Bei fast allen Punkten des Schemas oben kannst du noch tiefer einsteigen. Salopp gesagt: Was für die eine besonders wichtig ist, ist für den anderen egal. Deswegen hier nur ein paar Beispiele:

• Kleiderordnung
• Treffpunkt(e)
• einzelne Ereignisorte, zum Beispiel für Wettbewerbsstationen
• deren Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner
• Dokumente hochladen und für jedes festlegen, welche Gruppen diese sehen und herunterladen dürfen
• Unterscheiden zwischen Teilnehmenden und Führungskräften
• prüfen auf bestimmte Qualifikationen
• Grunddaten externer Teilnehmender (d. h. ohne eine Akte im drkserver) eintragen
• Kostenübernahme regeln
• Ausschreiben mit der Gießkanne oder gezielt an bestimmte Gruppen oder Funktionsträgerinnen und -träger
• Prüfen, wer sich wann zurückgemeldet hat (bei Wer-zuerst-kommt-mahlt-zuerst-Ereignissen)
• E-Mail-Verteiler
• Teilnahmelisten
• Teilnahmebescheinigungen für Lehrgänge ausdrucken
• Lehrgangseinheiten und Dienstzeiten in Personalakten eintragen 

Als nächstes geht es um das wichtigste Potential, das wir im DRK haben: die Menschen.