Das geht im Ereignismanagement

Wie läuft so ein Ereignis eigentlich ab? Die Antwort darauf ist so unterschiedlich wie wir im DRK sind. Das Schema auf dieser Seite soll dir helfen einer Antwort auf die Spur zu kommen.

Das Schema zeigt dir die möglichen Szenarien. Der folgende kurze Text erläutert dieses Schema.

Darunter ist eine Bildergalerie verlinkt. Sie hilft dir zu entscheiden, wann du welches der beiden Ereignismanagemente nutzt.

Ein häufig gewählter Weg ist hier oben in orange dargestellt und streift noch ein paar andere Farben.

• Wer plant, legt erst das Ereignis mit seinen Basisdaten und dann häufig Planstellen an. Planstellen sind die Hülle für die Ressourcen. Ressourcen sind Menschen und Material (orange, unten).
• Gegebenenfalls entscheiden sich Planende das Ereignis einem größeren Personenkreis bekannt zu machen.
  • Das geht zu jeder Zeit.
  • Das können Leute in der eigenen Gliederung sein, die Eingeladen werden (hellblau).
  • Oder Planende sprechen informell mit Teilnehmenden, das kennen wir als den sogenannten kleinen Dienstweg (sehr helles orange).
  • Oder Planende können das Ereignis mit beliebigen anderen Gliederungen und/oder Gemeinschaften teilen (dunkelblau).
  • Oder das Ereignis geht auf den Dienstweg, zum Beispiel bei Lehrgängen (dunkelblau).
• Es geht auch ohne bekannt machen: Bei “Planung veröffentlichen” kriegen das Ereignis nur die Leute zu sehen, die im Ereignis verplant sind (orange, unten rechts).
• Nach und nach trudeln die Rückmeldungen der Helfenden ein (rot). Das geht am schnellsten über die drkserver-App. Hier sehen die Helfenden auch, ob sie verplant sind. Planende selbst haben einen Überblick über die Ressourcen und die entsprechenden Meldungen.
• Am Ereignis-Tag registrieren Planende und/oder speziell dafür berechtigte Menschen die Teilnehmenden. Das geht am schnellsten über die “DRK Hier!”-App.
• Danach beenden sie das Ereignis.
• Eine Folge: Die Dienstzeiten stehen in den Personalakten. 

Manche Menschen im DRK nutzen das Ereignismanagement aber nur um nachträglich Daten zu pflegen. Das ist in der Grafik in weiß dargestellt. Planende legen ein Ereignis an, nachdem es stattgefunden hat, tragen die Teilnehmenden und ihre Zeiten ein. Dann beenden sie das Ereignis. Die Folge auch hier: Die Dienstzeiten stehen in den Personalakten.

Insbesondere das Ereignismanagement Klassik will möglichst viele individuelle Bedarfe möglichst vieler DRK-Bereiche berücksichtigen. Das lässt es an einigen Stellen komplex wirken. ("Komplex" wie in "komplexes Hilfeleistungsmanagement".) Bei fast allen Punkten des Schemas oben kannst du noch tiefer einsteigen. Salopp gesagt: Was für die eine besonders wichtig ist, ist für den anderen egal. Deswegen hier nur ein paar Beispiele:

• Kleiderordnung
• Treffpunkt(e)
• einzelne Ereignisorte, zum Beispiel für Wettbewerbsstationen
• deren Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner
• Dokumente hochladen und für jedes festlegen, welche Gruppen diese sehen und herunterladen dürfen
• Unterscheiden zwischen Teilnehmenden und Führungskräften
• prüfen auf bestimmte Qualifikationen
• Grunddaten externer Teilnehmender (d. h. ohne eine Akte im drkserver) eintragen
• Kostenübernahme regeln
• Ausschreiben mit der Gießkanne oder gezielt an bestimmte Gruppen oder Funktionsträgerinnen und -träger
• Prüfen, wer sich wann zurückgemeldet hat (bei Wer-zuerst-kommt-mahlt-zuerst-Ereignissen)
• E-Mail-Verteiler
• Teilnahmelisten
• Teilnahmebescheinigungen für Lehrgänge ausdrucken
• Lehrgangseinheiten und Dienstzeiten in Personalakten eintragen 

Als nächstes geht es um das wichtigste Potential, das wir im DRK haben: die Menschen.