Ereignismanagement

Sanitätswachdienste und Dienstabende, Gruppenstunden und Arbeitstreffen, Ausbildungen und Wettbewerbe - alles, was im DRK so passiert, kannst du über das Ereignismanagement abbilden.

Du planst am Schreibtisch, nutzt Vorlagen oder erstellst dir selbst welche, und lädst zu dem Ereignis ein. 

Rückmeldungen kommen über die drkserver-App oder die Web-Version des drkservers, Besetzungspläne ergeben sich aus deiner Planung. 

Am Ereignistag registrierst du, wer kommt und geht. 

Und danach überträgt der drkserver für dich die Dienstzeiten oder Ausbildungseinheiten in die Personalakten.

Alles, was im DRK so passiert, kann auch im Ereignismanagement passieren. Das ist im drkserver in zwei große Bereiche unterteilt: Dienste, Einsätze, Übungen, Besprechungen auf der einen Seite, Ausbildungen auf der anderen Seite. Der Aufbau eines Ereignisses - egal ob Ausbildung oder, salopp gesagt, alles andere - ist bis auf einige Ausnahmen gleich.

Im drkserver unterscheidest du zwischen dem Ereignismanagement Basis und dem Ereignismanagement Klassik.

Die zwei Ereignismanagemente

Das Ereignismanagement Basis ist für die kleinen Termine vor Ort gedacht. Besprechungen und Dienstabende, Gruppenstunden und überschaubare Sanitätswachdienste zum Beispiel. Die kannst du mit dem Ereignismanagement Basis schnell und intuitiv planen.

Das Ereignismanagement Klassik ist dein Ziel, wenn du umfangreichere Ausbildungen planst. Außerdem ist dieses Modul dafür gedacht komplexere Einsatzgeschehen zu planen.

Das Ereignismanagement Basis

Die Ereignisliste zeigt dir, welche Ereignisse anstehen und ob sich bereits Helfende gemeldet haben. Filter helfen dir immer die richtigen Ereignisse zu finden.
Direkt beim Anlegen wählst du aus, ob das Ereignis sofort für deine Helferinnen und Helfer sichtbar ist oder ob du die Planung erst noch im Stillen vervollständigst. Dabei kannst du auch direkt eine oder mehrere der fünf Gemeinschaften als Ziel fürs Veröffentlichen auswählen. Du kannst das Ereignis auch später oder gar nicht veröffentlichen.
Die wichtigsten Daten zu deinem Ereignis sind auf einer Seite zusammengefasst.
Dokumente lädst du in das Ereignis hoch. Für jedes Dokument kannst du festlegen, um welchen Typ es sich handelt - zum Beispiel Vorlage, Wegbeschreibung oder Tagesordnung. Außerdem entscheidest du, wer welches Dokument sehen und herunterladen darf.
Beim Planen trägst du detaillierte Informationen für Planstellen ein, wenn du das brauchst. Hierzu gehören unter anderem Zeit, (Einsatz-) Qualifikationen und Mindestalter.
Damit das Maurer-Schema das Gefahrenpotential einer Veranstaltung ermitteln kann, machst du einige Angaben zum Ereignis. Auf dieser Grundlage erstellt der drkserver die entsprechenden Planstellen.
Aus der Liste deiner Helferinnen und Helfer kannst du ganz einfach per Drag-and-Drop deine Planung vervollständigen. Helfende melden sich über die drkserver-App. Oder du suchst sie, zum Beispiel nachdem ihr miteinander gesprochen habt.
Alles gut gelaufen? Die Daten stimmen? Dann beendest du das Ereignis in einem letzten Schritt. Dabei entscheidest du, welche Dienstzeiten der drkserver in die Akten der Teilnehmenden schreibt.

Das Ereignismanagement Klassik

(Links) Die einzelnen Bereiche eines Ereignisses pflegst du ganz nach deinen Bedarfen.
(Rechts) Die Stammdaten ergänzt du nach Belieben. Dazu gehören etwa der Treffpunkt (wenn das Ereignis woanders stattfindet), Infos zum Ereignis (was früher in einer Mail stand) oder ob die Teilnahme kostenfrei ist.
(oben) Wähle Ereignisorte aus der Adressverwaltung aus oder gib einen Ereignisort ein. Sortiere die Ereignisorte.
(unten) Lade Dokumente ins Ereignis hoch und lege fest, welche Gruppe welche Dokumente sehen darf.
(Links) Die Planstellen sind die Hülle für dein Ereignis. Lege dir Gruppen oder einzelne Planstellen an, versehe sie bei Bedarf mit bestimmten Qualifikationen.
(Rechts) Die Ressourcen verplanst du auf den Planstellen. Das geht für einzelne per Drag & Drop, für mehrere mit einigen Mausklicks.
Schreib das Ereignis an andere Gliederungen aus. Leite so den Dienstweg ein. Beim Ausschreiben legst du fest, welche Gruppen du zu dem Ereignis einladen möchtest.
Sieh dir alle eingegangenen Meldungen an. Unter anderem sortierst du die Meldungen nach dem Eingang bei dir. Schreibe Mails an ausgewählte Teilnehmende, ändere den Teilnahmestatus einzelner oder aller, nutze die Auswertungen und Exporte der Mitgliederverwaltung.
Helfende sehen bestimmte Kontaktdaten der Planenden. Wer Rückfragen hat, kann sich direkt dort melden.
Der Ereignistag: Buche Teilnehmende ein und aus. Übernimm die Teilnehmenden aus der Planung, finde die Akten im drkserver oder scanne den Barcode der drkserver-ID-Card. (Noch schneller geht´s mit dem Ereignismanagement Basis oder der "DRK Hier!"-App.)
Hier hast du auch Zugriff auf alle Auswertungen und Exporte des drkservers.
Trage nach dem Ereignis Reise- und Rüstzeiten für alle oder einzelne Teilnehmende nach. Dienstzeiten und Unterrichtseinheiten kommen unabhängig davon in die Personalakten.
Der Kalender verschafft dir einen Überblick zu allen deinen Ereignissen. Auf Wunsch blendest du auch Terminerinnerungen ein wie Geburtstage, Ehrungen oder Wartungstermine für technisches Gerät.

Hendrik Weißenberg

Dein Ansprechpartner für

technischen Support
Produktmanagement

Tel.: 030/85 40 45 43
Mail: support(at)drkserver(dot)org