Wer macht was?

Schulungen, Tagungen, Dienste und Einsätze planen, durchführen und nachbereiten – das ist Tagesgeschäft von Mitarbeitenden der Geschäftsstellen, Einrichtungen und der ehrenamtlichen Leitungs- und Führungskräfte auf allen Verbandsstufen des DRK.

Kurz gesagt: Alle Menschen, die sich in irgendeiner Weise darum kümmern, dass Menschen zusammenkommen, planen Ereignisse. Das sind schon jetzt Ereignismanagerinnen oder Ereignismanager.

Hauptamt, Nebenamt, Ehrenamt

Ereignismanagerin oder -manager im drkserver zu sein ist also keine zusätzliche Aufgabe im häufig sowieso schon proppevollen DRK-Alltag. Es geht darum eine bereits bestehende Aufgabe digital in der Desktop-Version des drkservers abzubilden. Das geschieht nicht über die drkserver-App. Hier gibt es für den späteren Verlauf der Planung aber eine Reihe von Komfortfunktionen.

Ereignismanagerinnen oder -manager können haupt-, neben- und/oder ehrenamtlich im DRK tätig sein.

• Sie können Ereignismanagerin oder -manager sein im Rahmen ihres Ehrenamtes für eine oder mehrere Gemeinschaften.
• Sie können diese Funktion stattdessen oder zusätzlich ausüben im Rahmen ihrer haupt- oder nebenamtlichen Tätigkeit, zum Beispiel (aber nicht nur) in der Sozialarbeit, Jugendhilfe, in Kitas, in den Servicestellen Ehrenamt, in den Abteilungen Nationale Hilfsgesellschaft.

Die Ereignismanagerinnen und -manager sorgen für den reibungslosen Ablauf des Ereignisses. Das machen sie jetzt schon im wahren Leben, mit einer individuellen Aufgabenverteilung. Und die lässt sich im drkserver (wahrscheinlich) abbilden.

Ein Netz aufbauen

Wer Ereignismanagerin oder Ereignismanager ist, sollte mit dieser Aufgabe nicht alleine sein. Ist er oder sie ja im wahren Leben auch nicht. (Kurzer Reality-Check: Bist du mit deiner Planung alleine?) Deswegen ist es sinnvoll ein ganzes Netz von Ereignismanagerinnen und -managern aufzubauen. Urlaub, Vertretungs- und Krankheitsfälle berücksichtigen, das Nebeneinander der Gemeinschaften und manchmal auch des Haupt- und Ehrenamtes mitdenken.

Eine Obergrenze, zum Beispiel pro Ortsverein oder pro Einrichtung, gibt es nicht. Weder im wahren Leben noch im drkserver.

Erfahren beim Planen - aber nicht allwissend

Ereignismanagerinnen und -manager sollten aus ihrer DRK-Arbeit Erfahrung im Planen und Durchführen von Ereignissen haben. Sie müssen sich aber nicht zwingend in allen Ereignisformen auskennen - also das A bis Z von jeder Ausbildung bis zu jedem Zukunftskongress beherrschen. Das kann wahrscheinlich niemand.

Ereignismanagerin oder -manager solltest du für deinen Bereich sein. Wenn du dich im KV um Ausbildungen kümmerst, dann bist du Ereignismanagerin oder -manager dafür. Wenn du im OV die Dienstabende der Bereitschaft planst, dann dafür. Wenn du JRK-Leiterin bist, dann dafür.

"Der drkserver, das ist doch was mit Computer. Dann sagen wir der IT, dass die das machen soll." Das ist keine gute Idee, weil es das Potential und das Wissen der Planenden vor Ort nicht ausschöpft. Es sei denn, der IT´ler oder die IT´lerin ist auch noch ehren- oder hauptamtlich im DRK aktiv und plant Ereignisse außerhalb der IT-Blase.

Dienstweg

Ereignismanagerinnen und -manager sind vertraut damit, wie der Dienstweg funktioniert (auch und vor allen Dingen außerhalb des drkservers). Das spielt besonders im Ereignismanagement Klassik eine Rolle.

Verantwortung für Daten und Kosten

Sie wissen um die Verantwortung mit den zum Teil persönlichen Daten, auf die sie Zugriff haben.

Wenn Ereignismanagerinnen und -manager Menschen zu Ereignissen anderer Gliederungen melden, können Kosten entstehen. Ereignismanagerinnnen und -manager erklären im Ereignismanagement Klassik die Kostenübernahme. Sie sollten also diese Kompetenz bekommen. Wenn das bei euch aus welchem Grund auch immer personell getrennt ist, solltet ihr auch den Menschen, der für die Kostenübernahme zuständig ist, zur Ereignismanagerin oder zum Ereignismanager machen. Oder eine andere Lösung finden, mit der ihr euch alle wohlfühlt.

Schulung nicht verpflichtend

Ein bisschen Bescheid zu wissen über den drkserver kann nicht schaden, bevor es ans Ereignisse Managen geht. Aber es ist nicht verpflichtend. Es gibt kein "Erst musst du eine Schulung machen, dann darfst du Ereignisse planen". Wenn du Ereignismanagerin oder -manager werden sollst, dann schau doch mal hier. Unter "Schulungen" findest du die nächsten Termine für die drkserver:impulse - kostenlose Online-Schulungen, in denen du die ersten Handgriffe im drkserver lernst, auch im Ereignismanagement. Manchmal bietet auch dein Landesverband Schulungen an. Und: Viele Informationen zu dem, was das Ereignismanagement kann, stehen im drkserver-Handbuch und auf diesen Seiten.

Ereignismanager*in werden

Hier kommen die Administratorinnen und Administratoren ins Spiel. Sie sind diejenigen, die dir das komplette Ereignismanagement-Paket freigeben. Alle Infos dazu stehen auf diesen Seiten zur Rollenvergabe.

Häufig helfen Menschen beim Organisieren von nur einzelnen Veranstaltungen, oder helfen bei Veranstaltungen nur an bestimmten Stellen. Beispiele sind Sachbearbeitungen oder Bundesfreiwilligendienstleistende, Dozentinnen und Dozenten, Ausbilderinnen und Ausbilder, Einsatz- und/oder Dienstverantwortliche.

Im echten Leben gibt es dafür wahrscheinlich dutzende Bezeichnungen. Im drkserver gibt es dafür einen Begriff:
Ereignisverantwortliche.

Ereignisverantwortliche im drkserver können Ereignisse anlegen, Daten eintragen und einem Ereignis eine Struktur geben. Ressourcen, also Menschen und Material, einpflegen können sie im Rahmen der Rechte, die sie für die Mitglieder- und/oder Technikverwaltung haben. Wer vorher ein Ereignis angelegt hat, legt in genau diesem Ereignis fest, wer Ereignisverantwortlicher oder -verantwortliche wird.

Eine Obergrenze gibt es nicht.

Stell dir also die Frage: Wer macht was bei euch vor Ort? Auf dieser Grundlage entscheidet ihr, wer Ereignismanagerin oder -manager wird und wer - für bestimmte Ereignisse - Ereignisverantwortlicher oder -verantwortliche. 

Ereignisverantwortliche*r werden

Dafür sind Ereignismanagerinnen und -manager zuständig. Sie können dich zur oder zum Ereignisverantwortlichen machen. Wie das geht, erfährst du für das Ereignismanagement Basis hier und für das Ereignismanagement Klassik hier. Wenn du dann selbst Ereignisverantwortliche/r bist für ein Ereignis, kannst du selbst auch weitere Menschen dazu machen. Die Anzahl der Ereignisverantwortlichen pro Ereignis ist nicht begrenzt.

Direkt über diesem Absatz steht, dass Helferinnen und Helfer die drkserver-App brauchen. Zugegeben, es geht auch ohne die App. Aber sie ist zugeschnitten auf Helferinnen und Helfer. Sie können sich innerhalb von Sekunden zurückmelden für Ereignisse. Sie teilen Planenden darüber mit, ob sie dabei sind, keine Zeit haben oder zumindest eingeschränkt verfügbar sind. Details dazu erfährst du hier.

Helferinnen und Helfer können einen Teil ihrer Akte selbst auf dem aktuellen Stand halten, zum Beispiel Kontaktdaten oder welche Fremdsprachen sie sprechen. Andere Informationen - wie etwa Qualifikationen - tragen zuständige Sachbearbeitungen, Administratorinnen oder Administratoren ein.

Für das Ereignismanagement ist das indirekt ebenfalls wichtig. Denn: Ereignismanagerinnen und -manager können Ereignisse ganz gezielt ausschreiben - zum Beispiel an Menschen mit bestimmten Qualifikationen. Und sie können im Ereignismanagement sogenannte Planstellen anlegen, die darauf abfragen, ob jemand zum Beispiel eine bestimmte Qualifikation hat.

Also: Je besser die Akten gepflegt sind, desto besser für das Ereignismanagement. 

Solltest du trotz Sachbearbeitungsrolle keine Ereignisse anlegen können, wende dich an die zuständige Administratorin oder den zuständigen Administrator vor Ort. Eventuell ist an deiner Rolle etwas eingeschränkt worden, was das Anlegen von Ereignissen verhindert.

Menschen mit der Rolle "Sachbearbeitung mit eingeschränkten Rechten" haben keinen Zugriff auf das Ereignismanagement. 

Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter müssen nicht gleichzeitig auch Ereignismanagerin oder Ereignismanager sein. Können aber. Es gibt hier nur einen Weg herauszufinden, was richtig ist: indem du aufs echte Leben schaust. Wenn eure Sachbearbeitung auch Ereignisse plant von vorne bis hinten, dann sollte sie auch die entsprechenden Kompetenzen im drkserver haben. 

Solltest du trotz Admin-Rolle keine Ereignisse anlegen können, bespreche das vor Ort mit deinem Vorstand oder deiner Geschäftsführung. Eventuell ist an deiner Rolle etwas eingeschränkt worden, was das Anlegen von Ereignissen verhindert.

Administratorinnen und Administratoren können sich selbst und anderen das Ereignismanagement aktiv schalten, sie also zu Ereignismanagerinnen oder -managern machen. 

Eine Rolle "Ereignismanagement" gibt es nicht. Das aktiv Schalten passiert also innerhalb von bereits bestehenden Rollen. Wie das im Detail funktioniert, siehst du im Video auf dieser Seite.

Administratorinnen und Administratoren müssen nicht gleichzeitig auch Ereignismanagerin oder Ereignismanager sein. Können aber. Es gibt hier nur einen Weg herauszufinden, was richtig ist: indem du aufs echte Leben schaust. Wenn euer Administrator oder eure Administratorin in anderer Funktion Ereignisse plant von vorne bis hinten, dann sollte er oder sie auch die entsprechenden Kompetenzen im drkserver haben.