Eine Reihe von Funktionen im Ereignismanagement Klassik können dir zusätzlich weiterhelfen. Dazu gehören etwa Vorlagen, das Kopieren von Ereignissen und die Möglichkeit, Teilnahmebescheinigungen für Ausbildungen zu erstellen.
Dieses Handout erhalten Teilnehmende nach der Online-Schulung drkserver:impulse zum Ereignismanagement Klassik. Teilnehmende erhalten hier einen stichwortartigen Überblick zu den Schulungsinhalten. Auch, wenn du nicht teilgenommen hast, helfen dir die stichwortartigen Beschreibungen aber möglicherweise weiter. Stand des Handouts: 13. Februar 2024.
Oben im Seitenkopf im drkserver gibt es eine Schnell- oder Stichwortsuche. Die kannst du umstellen auf "Ereignisse". Dann kannst du nach einem Stichwort suchen, das in deinem Ereignis vorkommt. Achte darauf, dich nicht zu verschreiben. Danach klickst du auf die Lupe oder tippst auf die Enter-Taste deiner Tastatur.
Etwas ausgefeilter ist die Schnellsuche im Ereignismanagement Basis. Auch die Filterfunktion dort ist hilfreich. Beides ist in diesem Video für dich erläutert.
Im Ereignismanagement Klassik kannst und solltest du Ereignisse als Vorlage speichern. Das macht das Planen von Ereignissen schneller, die nach dem selben oder einem ganz ähnlichen Muster strukturiert sind.
Die Screenshots hier sind Teil des Handouts, das weiter oben auf dieser Seite verlinkt ist.
Die Besetzungen aus dem "Mutter"-Ereignis der Vorlage werden nicht übernommen. Das geht übers Kopieren von Ereignissen.
Auch für Planstellen und Gruppen von Planstellen solltest du dir Vorlagen anlegen.
Eine der Vorlagen, von denen du in der Galerie gelesen hast, heißt “Ausbildungstag”. Sie gehört zu den Planstellengruppen.
Die Planstellengruppe “Ausbildungstag” enthält Planstellen für Teilnehmende, Lehrkräfte und Menschen auf der Warteliste. Häufig ist es damit aber nicht getan. Jemand muss sich zum Beispiel um die Verpflegung kümmern oder kommt nur zum Auf- oder Abbau. Auch für diese gibt es eine eigene Planstellengruppe mit Planstellen.
Als Ereignispanerin oder -planer stellt sich da die Frage: Warum "Ausbildungstag" und nicht "Ausbildung" oder "Ausbildungsereignis"? Die Antwort: Wenn eine Ausbildung mehrere Tage dauert, dann wechseln oft die Ausbildenden oder die Teilnehmenden.
Darum kannst du bei mehrtägigen Ausbildungen die Vorlage mehrfach einfügen und sie umbenennen: Aus der einen Vorlage in deinem Ereignis wird dann zum Beispiel "Ausbildungstag Samstag", aus einer weiteren "Ausbildungstag Sonntag".
Mit dem drkserver kannst du Tischaufsteller und Namensschilder drucken. Die Druckfunktion mit den entsprechenden sogenannten Exporten findest du an mehreren Stellen im drkserver. Wo und wie du die Exporte ausdruckst, liest du im Detail auf dieser Seite.
Ja, du kannst auch noch auf Papier arbeiten - trotz Ereignismanagement, trotz drkserver-App, trotz “DRK Hier!”-App. Auf dieser Seite steht, wo du eine Teilnehmendenliste findest und wie du sie ausdruckst.
Nach dem Ende von Ausbildungen kannst du Teilnahmebescheinigungen erstellen. Das geht mit einem Trick über die Serienbrieffunktion. Wie du vorgehst, ist auf dieser Seite ausführlich beschrieben.
Es kann sein, dass du Ereignisse mal für die eine, mal für die andere Gliederung planst. Weil du zum Beispiel Kreisbereitschaftsleiterin bist und zusätzlich Gruppenleiterin vom Jugendrotkreuz im Ortsverein. Du weißt: Häufiger legst du Ereignisse fürs JRK an. Voreingestellt ist aber immer deine Kreisverbands-Mitwirkung. Das kannst du umstellen, um dir beim Anlegen ein paar Sekunden zu sparen. Gehe dazu so vor:
Funktioniert auch fürs Hinzufügen von Ressourcen.
Wenn du ein Ereignis im Ereignismanagement Klassik bearbeitest, hast du unten links einen Button namens "Weitere Aktionen". Das sind diese:
Du kannst ganze Ereignisse kopieren, mit oder ohne Besetzung. Der Dienstweg wird dabei nicht noch einmal angestoßen. Die Alternative: ein Ereignis als Vorlage speichern. Details dazu liest du hinter diesem Kapitel.
Nur bei Bedarf. Das Datum änderst du im nächsten Schritt.
Runterscrollen. Bei Bedarf doch noch die ein oder andere Kopie löschen oder doch ohne/mit Besetzung kopieren.
Du bleibst in dem Ereignis, von dem du Kopien angefertigt hast. Über die Schnellsuche findest du die Kopie(n).
Statt einer Ereignis-Kopie kannst du dir auch eine Vorlage anlegen. Das macht die Planung schneller. Vorlagen anlegen geht nur ohne Besetzung. (Warum es sich grundsätzlich lohnt mit Vorlagen zu arbeiten, liest du weiter oben in der blau hinterlegten Galerie.)
Das Enddatum berechnet der drkserver auf Basis der Vorlage. Das Ereignis beginnt und endet zur selben Uhrzeit wie in der Vorlage. Das kannst du im neuen Ereignis anpassen.