Gut zu wissen

Eine Reihe von Funktionen im Ereignismanagement Klassik können dir zusätzlich weiterhelfen. Dazu gehören etwa Vorlagen, das Kopieren von Ereignissen und die Möglichkeit, Teilnahmebescheinigungen für Ausbildungen zu erstellen.

Handout für den schnellen Einstieg

Dieses Handout erhalten Teilnehmende nach der Online-Schulung drkserver:impulse zum Ereignismanagement Klassik. Teilnehmende erhalten hier einen stichwortartigen Überblick zu den Schulungsinhalten. Auch, wenn du nicht teilgenommen hast, helfen dir die stichwortartigen Beschreibungen aber möglicherweise weiter. Stand des Handouts: 13. Februar 2024.

Schnellsuche

Oben im Seitenkopf im drkserver gibt es eine Schnell- oder Stichwortsuche. Die kannst du umstellen auf "Ereignisse". Dann kannst du nach einem Stichwort suchen, das in deinem Ereignis vorkommt. Achte darauf, dich nicht zu verschreiben. Danach klickst du auf die Lupe oder tippst auf die Enter-Taste deiner Tastatur.

Etwas ausgefeilter ist die Schnellsuche im Ereignismanagement Basis. Auch die Filterfunktion dort ist hilfreich. Beides ist in diesem Video für dich erläutert.

Vorlagen

Im Ereignismanagement Klassik kannst und solltest du Ereignisse als Vorlage speichern. Das macht das Planen von Ereignissen schneller, die nach dem selben oder einem ganz ähnlichen Muster strukturiert sind.

Die Screenshots hier sind Teil des Handouts, das weiter oben auf dieser Seite verlinkt ist.

Die Besetzungen aus dem "Mutter"-Ereignis der Vorlage werden nicht übernommen. Das geht übers Kopieren von Ereignissen.

Auch für Planstellen und Gruppen von Planstellen solltest du dir Vorlagen anlegen.

Eine der Vorlagen, von denen du in der Galerie gelesen hast, heißt “Ausbildungstag”. Sie gehört zu den Planstellengruppen.

Die Planstellengruppe “Ausbildungstag” enthält Planstellen für Teilnehmende, Lehrkräfte und Menschen auf der Warteliste. Häufig ist es damit aber nicht getan. Jemand muss sich zum Beispiel um die Verpflegung kümmern oder kommt nur zum Auf- oder Abbau. Auch für diese gibt es eine eigene Planstellengruppe mit Planstellen.

Jeder Tag kriegt eine eigene Vorlage

Als Ereignispanerin oder -planer stellt sich da die Frage: Warum "Ausbildungstag" und nicht "Ausbildung" oder "Ausbildungsereignis"? Die Antwort: Wenn eine Ausbildung mehrere Tage dauert, dann wechseln oft die Ausbildenden oder die Teilnehmenden. 

Darum kannst du bei mehrtägigen Ausbildungen die Vorlage mehrfach einfügen und sie umbenennen: Aus der einen Vorlage in deinem Ereignis wird dann zum Beispiel "Ausbildungstag Samstag", aus einer weiteren "Ausbildungstag Sonntag".

So geht´s

  • In deinem Ereignis wechselst du in den Reiter "Planstellen"
  • In der Box "Planstellen" oben rechts auf den "+"-Button klicken
  • Auf "Gruppe" klicken
  • In der Zeile "Vorlage" auf "AUS - Ein Ausbildungstag" klicken
  • In der Zeile "Bezeichnung" eben jene anpassen
  • Bei Bedarf Einsatzort und/oder Einordnung auswählen
  • Speichern

Tischaufsteller und Namensschilder

Mit dem drkserver kannst du Tischaufsteller und Namensschilder drucken. Die Druckfunktion mit den entsprechenden sogenannten Exporten findest du an mehreren Stellen im drkserver. Wo und wie du die Exporte ausdruckst, liest du im Detail auf dieser Seite.

Teilnehmendenliste

Ja, du kannst auch noch auf Papier arbeiten - trotz Ereignismanagement, trotz drkserver-App, trotz “DRK Hier!”-App. Auf dieser Seite steht, wo du eine Teilnehmendenliste findest und wie du sie ausdruckst. 

Teilnahmebescheinigung für Ausbildungen

Nach dem Ende von Ausbildungen kannst du Teilnahmebescheinigungen erstellen. Das geht mit einem Trick über die Serienbrieffunktion. Wie du vorgehst, ist auf dieser Seite ausführlich beschrieben.

Gliederung vorbelegen

Es kann sein, dass du Ereignisse mal für die eine, mal für die andere Gliederung planst. Weil du zum Beispiel Kreisbereitschaftsleiterin bist und zusätzlich Gruppenleiterin vom Jugendrotkreuz im Ortsverein. Du weißt: Häufiger legst du Ereignisse fürs JRK an. Voreingestellt ist aber immer deine Kreisverbands-Mitwirkung. Das kannst du umstellen, um dir beim Anlegen ein paar Sekunden zu sparen. Gehe dazu so vor:

  • Rechts neben deinem Profilbild auf "Meine Einstellungen"
  • Klicke auf den Reiter "Standards"
  • Klicke auf "Verbandsstufen: Vorbelegung festlegen"
  • Bei "Ereignisverwaltung" kannst du festlegen, welche Gliederung vorbelegt ist, wenn du ein neues Ereignis anlegst

Funktioniert auch fürs Hinzufügen von Ressourcen.

Weitere Aktionen

Wenn du ein Ereignis im Ereignismanagement Klassik bearbeitest, hast du unten links einen Button namens "Weitere Aktionen". Das sind diese:

  • Nachricht an alle Teilnehmenden
    • Schicke allen Teilnehmenden eine E-Mail oder eine SMS. Beim SMS-Versand ist vorausgesetzt, dass das bei euch entsprechend eingestellt ist. Weitere Infos dazu auf der Tipps-Seite unter S wie SMS. 
  • Freischaltung bearbeiten
    • Nehmen wir an, du hast das Ereignis noch nicht veröffentlicht, aber schon Leute auf Planstellen geschoben. Wenn du die Planung freischaltest (das ist was anderes als das ganze Ereignis zu veröffentlichen), dann sehen es alle Menschen auf Planstellen in der drkserver-App oder ihrem Kalender​​​​​​​.
  • Ereignis drucken
    • Druck dir das Ereignis in unterschiedlicher Detailtiefe aus. Zum Beispiel nur die Stammdaten oder zusätzlich die Planstellen oder zusätzlich Infos zu den Leuten, die auf den Planstellen stehen
  • Ereignis kopieren oder Ereignis als Vorlage speichern
    • Du kannst ein Ereignis mit oder ohne Besetzung kopieren. Der Dienstweg wird dabei nicht noch einmal angestoßen. Alternative: Du speicherst das Ereignis als Vorlage ab und rufst dir die Vorlage wieder auf - ohne Besetzung. Beides ist weiter unten auf dieser Seite näher beschrieben.
  • Ereignis als ICS exportieren
    • Lade dir ein Ereignis in den Kalender deines Rechners oder Handys herunter. Beachte dabei: Wenn sich danach am Ereignis noch was tut, aktualisiert sich das im Kalender nicht.
  • Ereignis absagen
    • Hin und wieder kann es passieren, dass ein Ereignis doch nicht stattfindet. Dann kannst du es absagen.
  • Ereignis löschen
    • In bestimmten Fällen kannst du ein Ereignis, das du angelegt hast, löschen. Nicht möglich ist das, wenn
      • Ereignisse schon ausgeschrieben sind oder waren
      • du schon Rückmeldungen zu Ereignissen bekommen hast
      • auf Planstellen schon Ressourcen stehen oder gestanden haben
      • du schon Mails aus einem Ereignis heraus verschickt hast
  • Neues Ereignis
    • Du kannst hier, wie an einigen anderen Stellen im Ereignismanagement Klassik auch, ein neues Ereignis anlegen.
  • Ereignis abschließen​​​​​​​
    • Das ist der letzte Schritt, nachdem ein Ereignis beendet ist.

Ereignis kopieren

Du kannst ganze Ereignisse kopieren, mit oder ohne Besetzung. Der Dienstweg wird dabei nicht noch einmal angestoßen. Die Alternative: ein Ereignis als Vorlage speichern. Details dazu liest du hinter diesem Kapitel.

  • In einem Ereignis links auf den Button “Weitere Aktionen” klicken, dann auf “Ereignis kopieren”

Stammdaten ändern

Nur bei Bedarf. Das Datum änderst du im nächsten Schritt.

Kopie und Termine festlegen

  • Obere Zeile (mit dem roten *): Datum eintragen, an dem das neue Ereignis beginnt. Uhrzeit änderst du in einem der nächsten Schritte
  • Untere Zeile: Nur bei Bedarf. 
    • Zahl der weiteren Kopien eintragen, dann “Hinzufügen”. 
    • In jede neue Zeile ein weiteres Datum eintragen
  • Button “Weiter”

Planstellenselektion

  • Planstellen nicht übernehmen: Haken links entfernen
  • Planstellen übernehmen, Besetzung aber nicht: nur Haken links setzen
  • Planstellen und Besetzung übernehmen: Haken links und rechts setzen
  • Button "Anzeigen/Bearbeiten": Nur bei Bedarf. Prüfe hier, ob jemand zu der Uhrzeit schon anderswo verplant ist, und bearbeite gegebenenfalls die Konflikte
  • Button “Weiter”

Zusammenfassung

Runterscrollen. Bei Bedarf doch noch die ein oder andere Kopie löschen oder doch ohne/mit Besetzung kopieren.

  • Button “Ereignis kopieren”
  • Fenster schließen

Du bleibst in dem Ereignis, von dem du Kopien angefertigt hast. Über die Schnellsuche findest du die Kopie(n).

Vorlage eines Ereignisses anlegen

Statt einer Ereignis-Kopie kannst du dir auch eine Vorlage anlegen. Das macht die Planung schneller. Vorlagen anlegen geht nur ohne Besetzung. (Warum es sich grundsätzlich lohnt mit Vorlagen zu arbeiten, liest du weiter oben in der blau hinterlegten Galerie.)

  • In einem Ereignis links auf den Button “Weitere Aktionen” klicken, dann auf “Als Vorlage speichern”

Vorlage speichern

  • Bezeichnung: eindeutigen Titel eintragen. Das hilft später nicht nur dir, sondern auch all denjenigen, die du die Vorlage freigibst
  • Beschreibung: am besten mit grober Übersicht der Planstellen und kurzer Einordnung
  • Sichtbarkeit: Privat heißt nur für dich, mit “Freigeben” können auch andere Menschen die Vorlage sehen. Wer, das entscheidest du
  • Button “Speichern”

Vorlage nutzen

  • “Neues Ereignis” anlegen
  • Zeile “Vorlage”: Deine Vorlage auswählen. Fast Felder sind dann schon ausgefüllt
  • Beginn-Datum (nicht: Uhrzeit) eintragen
  • Button “Speichern”

Das Enddatum berechnet der drkserver auf Basis der Vorlage. Das Ereignis beginnt und endet zur selben Uhrzeit wie in der Vorlage. Das kannst du im neuen Ereignis anpassen.

Vorlage anpassen (nur eigene)

  • “Neues Ereignis” anlegen
  • Zeile “Vorlage”: Deine Vorlage auswählen
  • Oben rechts in der Zeile Button “Schraubenschlüssel” anklicken. Alle deine Vorlagen sind zu sehen
  • Zeile deiner Vorlage: Symbol “Stift” anklicken. Vorlagen, die du nicht selbst angelegt hast, haben kein Stift-Symbol
  • Anpassen, was anzupassen ist
  • Button “Speichern”

Vorlage löschen

  • “Neues Ereignis” anlegen
  • Zeile “Vorlage”: Deine Vorlage auswählen
  • Oben rechts in der Zeile Button “Mülltonne” anklicken.
  • Mit “OK” bestätigen