Auswertungen
Auswertungen, das sind knapp drei Dutzend Tabellen für den DRK-Bedarf. Wo findest du die Auswertungen? Was können sie? Welche Daten brauchst du dafür? Die Antworten auf diese Fragen liest du hier.
Grundsätzlich gilt: Damit dieser Bereich überhaupt sichtbar ist, braucht es eine entsprechende Rolle. Also die Möglichkeit gemäß der ehren- und oder hauptamtlichen Funktion(en) auf bestimmte Akten zugreifen zu dürfen.
Die Box "Aktionen", in der du die Auswertungen findest, kann noch mehr:
- Exporte: Auswertungen, die du dir selbst baust sowie spezielle Auswertungen, die über klassische Tabellen hinausgehen > auf der Tipps-Seite unter E sowie auf der Seite Templates
- Nur aktive Akten/Und Archiv/Nur Archiv: Damit schränkst du deine Suche auf bestimmte Akten ein > auf der Tipps-Seite unter A
- Auswahl: Dahinter verbergen sich Merklisten > auf der Tipps-Seite unter M
- Sammelerfassung: In mehreren Akten denselben Eintrag machen > auf der Tipps-Seite unter S
- An Verteiler senden: E-Mails aus dem drkserver heraus verschicken > auf der Tipps-Seite unter E
Auswertungen im Ereignismanagement
Im Ereignismanagement sind weitere Auswertungen, die sich auf genau ein Ereignis beziehen. Über den Bereich „Planstellen“ oder den Button „Weitere Aktionen“ kannst du dir den Sachstand der Planung in unterschiedlicher Detailtiefe ausdrucken:
Und in der Registrierung siehst du noch weitere Auswertungen - sogenannte sortierte Exporte (Mitte rechts) und eine Einsatzkräfteregistrierung (oben rechts). Auch auf die Auswertungen aus den Abfragen greifst du von hier zu.
Aus der Praxis
| Auswertung | Praxisbeispiel | Das steht drin |
|---|---|---|
| Standard | Du willst die Liste der Ergebnisse (unter der Box "Aktionen" ausdrucken oder abspeichern. Enthält zusätzlich Geburtsdatum und aktenführende Gliederung. | Name, Personalnummer, Geburtstag, aktenführende Gliederung |
| Adressenliste | Du brauchst Adressen, zum Beispiel für einen Serienbrief (mehr dazu auf der Tipps-Seite unter S). | Name, Personalnummer, Adresse |
| Adressetiketten | Du willst Adressen auf Klebeetiketten drucken. Hilft bei umfangreicher Post für mehrere Personen. | Name, Adresse |
| Änderungshistorie | Du möchtest wissen, wer wann etwas in den Akten geändert hat. | Drin steht, wer was wann in der gewählten Mitgliedsakte geändert hat (nicht, ob und wann jemand in die Akte geschaut hat) |
| Arbeitgeber*in | Du hast einen Dankesbrief geschrieben, weil Arbeitgeber*innen Mitarbeiter*innen, die auch für das DRK tätig sind, in einem Krisenfall freigestellt haben. Diesen Dankesbrief willst du jetzt an die Arbeitgeber*innen schicken. Geht natürlich auch zu Beginn einer Krise, um mit der/m Arbeitgeber*in Kontakt aufzunehmen. | von Arbeitgeber*in: Adresse, Ansprechpartner*in, Funktion, Kontakt(e) |
| Ausbildungen | Dich interessiert, wer wann welche Ausbildungen gemacht hat und ob einige davon aufgefrischt werden sollten. | Art der Ausbildung (also DRK-intern oder extern), Bezeichnung, nähere Bezeichnung, Anmerkung, Zeitraum, Status |
| Ausweise | Du brauchst eine Liste aktueller und/oder abgelaufener Ausweise . (Im Unterschied dazu in den nächsten Zeilen: DRK-Ausweis, JRK-Ausweis, Einzelausweis, Rotkreuzausweis) | Name, Personalnummer, Ausweisnummer, Gültig von ... bis ..., Dienststelle |
| DRK-Ausweis | Du brauchst die zip-Datei für die Bestellung von Ausweisen für Bereitschaft, Bergwacht, Wasserwacht. | Name, Personalnummer, Ausweisnummer, Adresse, ausstellende Dienststelle, deren Kontakt, Bild |
| JRK-Ausweis | Du brauchst die zip-Datei für die Bestellung von Ausweisen für das Jugendrotkreuz. | Name, Personalnummer, Ausweisnummer, Adresse, ausstellende Dienststelle, deren Kontakt, Bild |
| Einzelausweis | Du möchtest bei euch vor Ort Ausweise drucken - mit dem im drkserver hinterlegten Styleguide. Der Haken: Die meisten Styleguides sind nicht mehr aktuell. Tipp: Besser gleich in größerer Stückzahl beim drkserver-Team bestellen. | Name, Personalnummer, Ausweisnummer, Adresse, ausstellende Dienststelle, deren Kontakt, Bild |
| Rotkreuzausweis | Du bist oder dein Vorstand ist Papierliebhaber*in. Ihr möchtet die alten Papier-Vorlagen, die noch irgendwo herumliegen (ernsthaft?) nutzen. | für alte Vorlagen |
| Bankverbindung | Für eine Überweisung an Mitglieder benötigst du diese Information. Dafür ist eine zusätzliche Rolle nötig. | Name, Personalnummer, Kontoinhaber*in, IBAN, BIC, Name der Bank |
| Barcode-Personal-Etiketten | Du möchtest die Barcodes der Mitglieder auf Klebeschildern oder Papier ausdrucken. Das kann helfen beim schnellen Registrieren der Mitglieder über einen Barcode-Scanner, ein Smartphone, das Barcodes lesen kann, oder eine entsprechende App. | Barcode (bei Bedarf zusätzlich als jpg-Bild), Name, Personalnummer |
| Bearbeiterliste | Du möchtest wissen, wer zuletzt was in einer Mitgliedsakte bearbeitet hat. | Name, Personalnummer, wer was wann zuletzt bearbeitet hat |
| Benutzerrolle | Dich interessiert, wer welche Rolle hat. Ist zum Beispiel hilfreich bei der (mindestens) jährlichen Datenschutzprüfung. | Name, Personalnummer, Gliederung, Rolle(n), gültig von, gültig bis |
| Bildung/Beruf | Du möchtest wissen, wer bei euch was beruflich drauf hat. In Krisenlagen, für Projekte, bei der Suche nach einer Fachärzting/einem Facharzt. | Bildung/Beruf, von ... bis ..., Land, Ort, Fachrichtung von Ärzt*in |
| Dienstbesuche | Die Auswertung "Dienstbesuche" ist eine mit Namen und Personalnummern vorausgefüllte Tabelle mit Freifeldern. Hier kannst du abhaken, wer in einem Quartal wann einen Dienst besucht hat. | Name, Personalnummer |
| Dienstnachweise | Du möchtest wissen, wie groß das ehrenamtliche Engagement vor Ort ist - in Stunden, Minuten, sortiert und filterbar nach Ereignissen in einem selbst gewählten Zeitraum. Gesamtsumme auf der letzten Seite, zum Beispiel für die Presse beim Neujahrsempfang. | Name, Personalnummer, Bezeichnung, nähere Bezeichnung, Gesamtdauer in Stunden und Minuten an X Tagen |
| Ehrungen | Du brauchst eine Übersicht zurückliegender Ehrungen. Hilfreich, wenn du einmal im Quartal oder jährlich verdiente Mitglieder ehrst. Für ausstehende Ehrungen nutzt du stattdessen die Terminübersicht. | Name, Art der Ehrung, Datum, Ort |
| Erreichbarkeiten | Du benötigst eine Übersicht zu Kontaktdaten, zum Beispiel Telefonnummern und/oder E-Mail-Adressen. | Name, Gliederung, je nach Bedarf Mail, Telefonnummern, Webseite, Pager |
| Fahrerlaubnis | Wer welche Führerscheine hat(te), verrät dir diese Auswertung. Hilfreich um Einsätze oder Ausflüge zu planen. Für demnächst ablaufende Führerscheine nutzt du die Terminübersicht, für die halbjährliche Führerscheinkontrolle die Auswertung "Überprüfung der Fahrerlaubnisse" (nächste Zeile). | Führerscheinklasse, gegebenenfalls Erweiterungen, von ... bis ... |
| Überprüfung der Fahrerlaubnisse | Du möchtest prüfen, wer welche Fahrerlaubnisse hat und willst das auf Papier festhalten. Empfehlung: Mach das lieber digital in der Box "Untersuchungen/Nachweise" oder über die Sammelerfassung (Tipps-Seite unter S). Das ist genauso gültig wie eine händische Unterschrift auf Papier - und weniger umständlich. Für anstehende Überprüfungen nutzt du die Terminübersicht. | Name, Barcode, Fahrerlaubnisse, Platz für Termin der Prüfung und Unterschriftenfeld |
| Familienereignis | Du möchtest euer Ehrenamt wertschätzen. Diese Liste von Familienereignissen hilft dir. | Ereignis wie Hochzeit, runde Geburtstage und Raum für Bemerkungen |
| Funktionen/Ämter | Du möchtest eine Übersicht haben zu den Funktionen und Ämtern, die Mitglieder ausüben oder ausgeübt haben. Hilft dir zum Beispiel, wenn du auf bestimmte DRK-Potentiale zurückgreifen möchtest und nicht weiß, wer diese Potentiale besitzt. Mehr dazu auf der Tipps-Seite unter M: Mitgliedschaftsbox - der Reiter "Funktionen" | Name, Personalnummer, von ... bis ..., Auflagen, Gliederung, Art des Gremiums, der Gruppe, der Einrichtung |
| Geburtstagsliste | Du möchtest Glückwünsche aussprechen, Karten oder Geschenke verschicken. Stichwort: Ehrenamt wertschätzen. Für eine Liste von Geburtstagskindern in einem bestimmten Zeitraum nutzt du die Terminübersicht. | Name, Personalnummer, Geburtsdatum, Alter in einem Jahr, sortiert nach Monaten |
| Impfungen | Du möchtest herausfinden, wem eine Impfung oder eine Auffrischung fehlt. | Name, Personalnummer, Gliederung, Bezeichnung der Impfung, Gültigkeit, Anmerkung, Auffrischung |
| Karteikarte/Dienstbuch | Du möchtest das Dienstbuch ausgewählter Mitglieder erhalten. Über das Drucken-Symbol oben rechts in einer Akte kann sich ein Mitglied das eigene Dienstbuch auch selbst ausdrucken. Wenn das Mitglied aus Datenschutzgründen wissen möchte, welche Daten über sie/ihn im drkserver stehen, solltest du immer zuerst darauf hinweisen, dass das Mitglied das selbst prüfen kann. So verhinderst du das Dienstbuch gegebenenfalls ungesichert mailen zu müssen. | potentiell sämtliche über das Mitglied im drkserver verfügbaren Informationen |
| Kontaktadressen | ... eine Übersicht benötige, wie ich Angehörige oder Arbeitgeber*in erreichen kann. Tipp: Auswertung als Excel-Tabelle, dann nach Kontaktarten sortieren. | Name, Personalnummer, alle hinterlegten Kontakte mit Name, Adresse, Erreichbarkeiten |
| Lehrberechtigungen | Du brauchst eine Liste aller aktuellen oder abgelaufenen Lehrberechtigungen. Für ablaufende Lehrberechtigungen nutzt du die Terminübersicht. | Name, Personalnummer, Art der Lehrberechtigung, Scheinnummer, von ... bis ..., Status des Lehrscheins |
| Mitgliedschaften | Dich interessiert, wo im DRK die Mitglieder aktiv sind oder waren – der DRK-Lebenslauf auf einen Blick. Mehr Infos dazu auf der Tipps-Seite unter M in mehreren Tipps. | Name, Personalnummer, Zugehörigkeit, Art der Mitgliedschaft, von ... bis ..., Gliederung |
| Mitgliedsjahre | Du benötigst eine Übersicht, wer wie lange dabei ist. Hilft beim Planen von Ehrungen. | Name, Personalnummer, Ersteintritt, ganze Jahre, ganze Monate (gemessen vom Datum der Abfrage), Unterbrechungen |
| Namensliste | Du benötigst eine Liste zum Abhaken oder Unterschreiben, die du mehrfach verwenden kannst. Taugt auch, um Aufgaben zu verteilen, beispielsweise für eine Feier oder bei der Besprechung einer Krise. Die Aufgaben trägst du auf der ausgedruckten Liste ein. | Name, Personalnummer |
| Personenliste | Du möchtest die für das DRK wichtigen Informationen auf einen Blick sehen. Welche das sind, steht in der Spalte rechts: | Name, Personalnummer, Geburtsdatum, Geschlecht, Adresse, Mitgliedschaft, Funktion/Amt, Erreichbarkeiten |
| Personalplanungsbogen Einsatzdienste (ohne StAN-Nummer/Funktion) | Dich interessiert, wer in welcher Einsatzformation/-einheit seit wann tätig ist. Eine detailliertere Auswertung heißt „Personalplanungsbogen Einsatzdienste (mit StAN-Nummer/Funktion)“: | Name, Personalnummer, Art und Dauer des Einsatzes in der Einsatzformation/-einheit |
| Personalplanungsbogen Einsatzdienste (mit StAN-Nummer/Funktion) | Du willst wissen, wie eine Einsatzeinheit aufgestellt ist, wer dort welche Funktion(en) hat und welches Fahrzeug zugeordnet ist. | Name, Personalnummer, von ... bis ..., StAN-Nr./Funktion, Besetzung (Erst-, Zweit-, ...), zugeordnetes Fahrzeug |
| Registrierung der Einsatzkräfte | Du möchtest die Infos vor einer Veranstaltung ausdrucken, um zum Beispiel vor Ort mit dem Barcode zu registrieren und/oder die Einsatzkräfte unterschreiben zu lassen. Geht auch aus dem Bereich "Registrierung" im Ereignismanagement (siehe oben auf dieser Seite). | …Name, Barcode, von … bis …, Qualifikation, Gliederung, Führerschein, Funktion |
| Teilnehmendenliste | Du brauchst eine Liste, auf der so viel Platz ist, dass jede*r Teilnehmende darauf unterschreiben kann. | Name, Personalnummer, aktenführende Gliederung, Platz für Unterschrift |
| Untersuchungen | Dir fehlt noch eine Übersicht zu Belehrungen, Unterweisungen (zum Beispiel Fahrzeugeinweisung), Nachweisen, Vermerken, ärztlichen Untersuchungen, Impfungen und/oder dem Medizin-Produkte-Gesetz (MPG). Für Impfungen gibt es eine eigene Auswertung. | Name, Personalnummer, Bezeichnung der Untersuchung, gültig von ... bis ..., Ort, Gliederung |
| Ohne Untersuchung | Du hast Interesse an einer Liste aller, die eine bestimmte Untersuchung noch nie hatten oder die demnächst wieder ansteht. Gilt auch für Nachweise. | Name, Personalnummer, Art der Untersuchung, Anschrift, Verbandsstufe |
| Verfügbarkeiten | Du möchtest Abwesenheiten dokumentieren. | Name, Personalnummer, Art und Grund der Abwesenheit (z. B. dienstliche Auslandsreise, Sabbatical), von ... bis ..., gegebenenfalls erreichbar während Abwesenheit? |
| Zugehörigkeit Gremien/ Gemeinschaften | Du benötigst eine Übersicht zu Gremien und/oder Arbeitskreisen. | Name, Personalnummer, von ... bis ..., Art der Mitwirkung, Bezeichnung der Gruppe, Gliederung |