Ungebundene Helfer*innen sind Menschen, die nicht Mitglied im DRK sind, aber im Rahmen einer Krisenlage trotzdem helfen möchten. Du kannst für ungebundene Helfer*innen Akten im drkserver anlegen und Informationen einpflegen wie für reguläre Ehren- und Hauptamtliche des DRK auch.

Du legst eine neue Personalakte an. Das geht in der Mitgliederverwaltung als Sachbearbeiter*in oder Administrator*in links über den Button "Neue Person anlegen". Bei "Status im DRK" wählst du "Ungebundene Helfer*in" aus. Folge dann den üblichen Schritten.

Praktisch: Wenn dir eine E-Mail-Adresse vorliegt, kannst du sie direkt eintragen. Sobald du die Akte anlegst, verschickt der drkserver eine Information an den/die ungebundene*n Helfer*in. Damit kommst du auch deiner datenschutzrechtlichen Auskunftspflicht nach.

Und: Helfer*innen kriegen eine Mail, wenn du die E-Mail-Adresse eingetragen hast. Darüber können sie sich ein Passwort setzen und in ihre Akte rein. Mehr dazu weiter unten.

Unter "Benutzerzugang" findest du die Box "Besondere Hinweise". Hier können ungebundene Helfer*innen oder du eintragen, in welchen Bereichen sie sich vorstellen können zu helfen. Das kannst du als Sachbearbeiter*in ebenfalls übernehmen.

Über die Abfragen findest du heraus, wer seit dem 24. Februar 2022 als ungebundene*r Helfer*in im drkserver registriert ist. In der linken Spalte bei "Status im DRK" nach "Ungebunden" suchen und diesen Wert auswählen. Dann in der mittleren Spalte der Seite auf die Filtergruppe "Ungebundene Helfer*innen" klicken. Unten findest du jetzt den Filter "Aktiv seit 24. Februar 2022". Klicke in das Kästchen daneben, um einen Haken zu setzen. Dann fragst du das Ergebnis ab, indem du in der Box "Aktionen" auf "anzeigen" klickst.

In der Box "Aktionen" klickst du auf "Exporte" und dann auf "Export auswählen". Ein neues Fenster öffnet sich. Unter dem Wort "Export" auf die Zeile klicken und dann nach "Ungebunden" suchen. Hier findest du mehrere Übersichten für verschiedene Bedarfe. Alle Übersichten kannst du als pdf ausdrucken (sieht aber nicht so schön aus) oder als Excel - zum Beispiel für einen Serienbrief.

• Besondere Hinweise: Hier sind die Bereiche und Stichworte versammelt, in denen sich ungebundene Helfer*innen vorstellen können zu helfen.
  • Wie du oder ungebundene Helfer*innen die Stichworte zuvor eintragen, liest du ein Stück weiter oben auf dieser Seite unter "Hilfebereiche".
• Sprache: Hier erhältst du eine Übersicht, welche Sprachen welche ungebundenen Helfer*innen sprechen. Außerdem enthält dieser Export Kontaktdaten.
  • Wie du oder ungebundene Helfer*innen Sprachen und Kontaktdaten eintragen, liest du ein Stück weiter unten auf dieser Seite.
• Daten: Dieser Export fasst die Infos zu Sprachen und möglichen Hilfebereichen zusammen. Außerdem enthält er die Postanschrift der ungebundenen Helfer*innen.
  • Wie du oder ungebundene Helfer*innen ihre Postanschrift eintragen, liest du ein Stück weiter unten auf dieser Seite.

Sprachen tragen Helfer*innen über die drkserver-App ein unter "Meine Akte" > "Sprachen". Auch über die Web-Version des drkservers ist das möglich. Du kannst das als Sachbearbeiter*in ebenfalls übernehmen. Details dazu liest du im Hilfetext der Box ("?"-Symbol).

Abfragen auf bestimmte Sprachen - zum Beispiel Ukrainisch, Polnisch oder Russisch -, das geht mit dem drkserver ebenfalls. Details liest du hier.

Ungebundene Helfer*innen können ihre Kontaktdaten selbst eintragen. Das geht entweder über die drkserver-App oder unter "Stammdaten" in der Box "Kommunikation". Dazu auf das "+" klicken und eine Kontaktart auswählen - zum Beispiel "Mobilfunk privat". Telefonnummer (nur Zahlen) eintragen. Empfehlung: Priorität auf orange setzen. Speichern, fertig. Weitere Kontaktarten nach dem selben Muster ergänzen.

Ihre Postanschrift können ungebundene Helfer*innen selbst eintragen - über die drkserver-App oder über einen Laptop oder PC. Du kannst das auch übernehmen. Eintragen geht auf der Seite "Stammdaten" oben. Dazu einfach neben die Felder zum Beispiel für "Postleitzahl", "Ort" oder "Straße" klicken.

Führerscheine trägst du in der Box "Fahrerlaubnisse" ein. Details dazu liest du im Hilfetext der Box ("?"-Symbol).

All diese Einsatzqualifikationen findest du in der gleichnamigen Box der Personalakten unter "Sanitätsdienst", "PSNV" und "Sonstige". Wie du die Einsatzqualifikation einträgst und worauf du achten solltest, liest du im Hilfetext der Box ("?"-Symbol).

Mitwirkung in der Box "Mitgliedschaften" eintragen

Diese Mitwirkungen trägst du in der Box "Mitgliedschaften" ein. Tippe oder klicke auf den "+"-Button. Wähle dann die Verbandsstufe aus, als Status "Freiwilligendienst" und dann Zivildienst oder Bundesfreiwilligendienst.

Wie du die "Bis"-Zeit einträgst, liest du im Hilfetext der Box ("?"-Symbol) im Kapitel "Mitwirkung beenden".

Achte später beim Auswerten darauf, in der Box "Aktionen" den Haken bei "Nur aktuelle Mitwirkungen und Einsatzformationen berücksichtigen" zu entfernen.

Mitwirkung in der Box "Mitgliedschaften" eintragen

Diese Mitwirkungen trägst du in der Box "Mitgliedschaften" ein. Tippe oder klicke auf den "+"-Button. Wähle dann die Verbandsstufe aus, als Status "Haupt-/Nebenamtlich".

Alle weiteren Schritte liest du im Hilfetext der Box ("?"-Symbol") im Kapitel "Schritt für Schritt".

Mitarbeiter*innen von Kleidershops, Mittagstischen, Betreuungsangeboten, Leiter*innen von Selbsthilfegruppen, Fahrdienstleiter*innen – das Angebot der Wohlfahrts- und Sozialarbeit (WuS) ist immens, und auch jetzt immens wichtig.

Wie du die Potentiale der WuS in der Box "Mitgliedschaften" abbildest, liest du in diesem Tipp.

Nutze auch die Filter in der Filtergruppe "Ungebundene Helfer*innen". Diese findest du im Bereich "Auswertungen/Abfragen".

Berufe trägst du in der Box "Bildung / Beruf" ein. Details dazu liest du im Hilfetext der Box ("?"-Symbol).

Anlegen im Adressmodul

Eine Übersicht zu allen wichtigen DRK-Liegenschaften, öffentlichen und privaten Einrichtungen legst du dir im Adressmodul an. Details dazu findest du im drkserver-Handbuch. Dafür benötigst du dein drkserver-Passwort und deine drkserver-ID.

Es erscheint sinnvoll alle Ereignisse rund um die Ukraine-Krise unter einem Stichwort zu bündeln. Das lautet im drkserver "Ukraine". So kannst du später schnell ermitteln, wie viele Dienststunden du rund um den Konflikt geleistet hast. Darüber hinaus hilft dir das bei Ehrungen oder Dankesschreiben, zum Beispiel an Arbeitgeber*innen deiner Helfer*innen. Nutze dazu später zum Beispiel die Auswertung "Dienstnachweise" oder filtere dir deine Jahresstatistik entsprechend.

Das Kompetenzzentrum empfiehlt: Gib beim Anlegen eines neuen Ereignisses in die Zeile "Nähere Bezeichnung" "Ukraine" ein.

Wenn du ein Ereignis schon angelegt hast, kannst du das umbenennen. Gehe dazu in das Ereignis und tippe in der Zeile "Nähere Bezeichnung" auf das "X" des bisherigen Wertes. Gib in das freie Feld stattdessen "Ukraine" oder einen Teil davon ein. Wähle diesen Wert aus. Alternativ kannst du auch über die Lupe nach "Ukraine" suchen.

Die Helfer*innen vor Ort können Teile ihrer Akte selbst pflegen - entweder über die drkserver-App oder die Web-Version des drkservers. Eine Schulung brauchen sie dafür nicht, denn das geht intuitiv. Wenn du aber unbedingt eine Einführung verteilen willst für die Web-Version, findest du die hier.

Viele von euch sollen oder wollen sich jetzt ganz schnell in den drkserver einarbeiten. Datenpflege betreiben, die Vorteile des drkservers nutzen. Deswegen bietet das Kompetenzzentrum drkserver Kurzschulungen an, die drkserver:impulse. Sie sind kostenfrei und dauern jeweils 2,5 Stunden. Du nimmst bequem vom Büro oder von zuhause aus teil.

Mehr Details liest du auf dieser Webseite unter Termine. Hier findest du auch die Infos zur Anmeldung.